Quy tắc và đạo đức kinh doanh

Thực tế kinh doanh hiện nay là chỉ có 15% doanh nhân vừa và lớn tìm cách củng cố vị thế trên thị trường đạt được mục tiêu. Chính vì lý do này mà mức độ liên quan của các nghi thức kinh doanh đang tăng lên gấp bội, vì việc không tuân thủ các quy tắc của nó, vì một số lý do khác, thường dẫn đến sự rạn nứt của các mối quan hệ kinh doanh hữu ích.

Theo cách hiểu rộng, đạo đức là một tập hợp các thái độ chung nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội. Theo đó, đạo đức kinh doanh giải quyết các vấn đề liên quan đến thủ tục được chấp nhận và phong cách tương tác trong lĩnh vực kinh doanh.

Chi tiết về các khía cạnh đạo đức của quan hệ kinh doanh là nghi thức kinh doanh, bao gồm, ví dụ, thủ tục đàm phán, quy tắc ứng xử của công ty, truyền thống và nghi lễ kinh doanh, các yếu tố của sự phục tùng, cách cư xử và phong cách giao tiếp và viết, cũng như các vấn đề về sự đúng mực trong quan hệ với đối tác và đồng nghiệp kinh doanh.

Tầm quan trọng của đạo đức và phép xã giao, như một phần không thể thiếu của nó, nằm ở thực tế là khuôn khổ pháp lý hình thành do quá trình thực hành lâu dài đã đơn giản hóa đáng kể việc giao tiếp, tạo ra một bối cảnh dễ hiểu và có thể tiếp cận công khai trong lĩnh vực kinh doanh cho phép bạn đạt được mục tiêu một cách chính xác và tiết kiệm đáng kể thời gian.

Nói cách khác, chúng ta đang nói về một thuật toán đặc biệt để giải quyết các vấn đề kinh doanh, cho phép một cách hợp lý và không có xung đột để thiết lập và đạt được thành công các mục tiêu kinh doanh mong muốn. Mức độ thành thạo trong thuật toán này cho phép người ta đưa ra kết luận trực tiếp về mức độ chuyên nghiệp của đối tác kinh doanh hoặc đối thủ trong tranh chấp kinh doanh.

Trong bối cảnh này, điều quan trọng là phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau:

• đúng giờ ở mọi nơi và mọi thứ;
• tuân thủ bảo mật thông tin;
• lòng vị tha lành mạnh;
• hình ảnh thuận lợi tương ứng với môi trường kinh doanh;
• Ngôn ngữ nói và viết chính xác;
• tuân thủ các quy tắc của văn hóa lời nói kinh doanh.

Các loại thư từ kinh doanh rất đa dạng và với một mức độ quy ước nhất định, chúng có thể được chia thành hai loại chính:

• giữa các tiểu bang - giữa các tổ chức nhà nước, cơ quan đại diện nước ngoài và các quan chức (các công hàm, bản ghi nhớ và các hình thức khác) - các yếu tố của quan hệ ngoại giao;
• Quảng cáo - thư tình trạng bán chính thức được sử dụng trong lĩnh vực quan hệ kinh doanh giữa các cơ sở và tổ chức.

Phong cách viết thư dịch vụ, mặc dù có sự khác biệt về ngôn ngữ và một số khác biệt truyền thống, nhưng có một cơ sở chung nhất định và một nhóm hướng dẫn được phát triển bởi thực tiễn đã được thiết lập. Ví dụ: một số yêu cầu về giao thức, được xác định bởi vị trí của cấp bậc người gửi và người nhận địa chỉ, dựa trên các thiết lập ban đầu về sự tôn trọng lẫn nhau và tính đúng đắn. Do đó, bất kể loại tài liệu nào, về mặt cấu trúc, nó nhất thiết phải chứa các yếu tố sau:

• kháng cáo (tình trạng chính thức của người nhận);
• lời khen (lịch sự cuối thư);
• Chữ ký;
• ngày (ngày, tháng, năm và nơi viết tin nhắn);
• địa chỉ của người gửi (họ, tình trạng công việc, địa chỉ được đặt ở đầu hoặc cuối trang đầu tiên của bức thư).

Ngoài ra, có một số quy định liên quan trực tiếp đến các chữ cái:

• thư thương mại được viết trên các biểu mẫu hoặc tờ giấy riêng ở mặt trước của chúng;
• các trang được đánh số bằng chữ số Ả Rập;
• tin nhắn được điền bằng văn bản in;
• Việc tẩy xóa và sửa chữa trong nội dung của tài liệu là không thể chấp nhận được;
• tài liệu được gấp với văn bản hướng vào trong;
• thời gian chờ trả lời thư không quá mười ngày.

Một thông điệp kinh doanh nên có định hướng mục tiêu rõ ràng và chứa một câu hỏi, và toàn bộ ý nghĩa của văn bản phải tuân theo hoàn toàn và hoàn toàn nội dung của nó, có thể là một đề xuất thỏa thuận, một yêu cầu thương mại hoặc chỉ thông tin có liên quan.

Việc phân loại các thông điệp kinh doanh rất đa dạng và phụ thuộc vào chức năng và định hướng mục tiêu của chúng. Ví dụ, các chữ cái là:

• thông báo;
• giống nhau;
• giấy mời;
• đánh giá thông tin;
• đơn đặt hàng;
• đồng hành cùng;
• các loại khác.

Trong thư từ thương mại, điển hình nhất:

• những yêu cầu;
• gợi ý;
• đơn đặt hàng;
• những lời phàn nàn;
• thư bảo lãnh.

Là một trong những hình thức giao tiếp kinh doanh, theo nghĩa chặt chẽ của định nghĩa, thư được chia thành 2 loại - kinh doanh và tư nhân - chính thức.

Kinh doanh bao gồm thư từ luân chuyển giữa các tổ chức và cơ quan. Thư chính thức riêng là một thông điệp được gửi đến một tổ chức bởi một cá nhân, hoặc ngược lại, bởi một tổ chức - cho một cá nhân.

Có một số quy tắc để tiến hành trao đổi thư từ kinh doanh.

• Bức thư phải kích thích sự nổi lên của mối quan tâm kinh doanh ở người nhận, rõ ràng và trên cơ sở bằng chứng thuyết phục, chứng minh những lợi ích của mối quan hệ hợp tác và khả năng phá vỡ quan hệ đối tác không thể tránh khỏi. Văn bản cần có động cơ khuyến khích, thúc đẩy nhân vật hợp tác.
• Cảm xúc cá nhân thái quá trong một bức thư kinh doanh không phải là cách tốt nhất để chứng minh trường hợp của bạn và giải quyết vấn đề.
• Để tránh quá tải và tắc nghẽn văn bản của bức thư, bạn nên tránh mọi so sánh tượng hình, ẩn dụ, ngụ ngôn và cường điệu.
• Để trình bày chủ đề rõ ràng và ngắn gọn, tốt hơn nên sử dụng các câu đơn giản, tránh cụ thể và quá chi tiết. Ý tưởng chính của thông điệp cần được hỗ trợ bởi các đối số cực kỳ phù hợp, thường được đặt trong các phần đính kèm của bức thư (sơ đồ, đồ thị, dữ liệu kỹ thuật số).
• Trong văn bản, nên đánh dấu các đoạn văn, mỗi đoạn văn, thể hiện một tư tưởng độc lập, bắt đầu trên một dòng mới.

• Trong một thông điệp bằng văn bản kinh doanh, bạn không nên sử dụng các tính từ mô tả, giải thích rõ ràng và chi tiết không cần thiết. Khi viết xong, nên kiểm tra tài liệu và loại bỏ những cụm từ không mang nội dung ngữ nghĩa thực tế.
• Khả năng đọc viết là một yếu tố cơ bản của văn bản. Sự hiện diện của chính tả và các lỗi khác trong tin nhắn là không thể chấp nhận được.
• Chủ đề của bức thư là bắt buộc. Chủ đề trong tài liệu nên được phản ánh ngắn gọn và súc tích, điều này giúp tiết kiệm thời gian khi đọc và thể hiện tích cực tính cách của người gửi. Nếu bức thư được gửi bằng e-mail và chứa thông tin đặc biệt quan trọng, bạn nên cung cấp cho nó một "lá cờ" đặc biệt có sẵn trong dịch vụ điện tử.
• Khả năng đọc văn bản tốt được cung cấp bởi phông chữ Arial hoặc Times New Roman với cỡ chữ trung bình. Nếu cần, cho phép các ý chính được in nghiêng hoặc in đậm.

• Trong văn bản, sẽ hữu ích khi sử dụng các tiêu đề phụ (3-4), giúp hiểu dễ dàng hơn về văn bản được trình bày.
• Bảng kê, danh sách và danh sách được thiết kế tốt nhất bằng cách sử dụng các điểm đánh dấu đặc biệt.
• Mẫu (sơ đồ) công ty là một chỉ số tuyệt vời về tính hiệu quả và tính khách quan trong giao tiếp kinh doanh. Nó đặc biệt thích hợp trong khía cạnh doanh nghiệp, vì nó cho phép bạn nổi bật trong điều kiện thuận lợi và tôn trọng hình thức cần thiết.

Cấu trúc của một thông điệp kinh doanh là điển hình. Theo truyền thống, nó chứa:

• Giới thiệu;
• phần chính;
• phần kết luận.

Phần giới thiệu tóm tắt mục đích của bức thư. Phần chính mô tả bản chất của câu hỏi. Để kết luận, nên tóm tắt nội dung của phần chính, ví dụ, dưới dạng kết luận. "Mô tả bài viết" và các loại chú thích khác nhau là không mong muốn.

Tóm lại, các cụm từ giống với thao tác trong hình thức là không phù hợp, chẳng hạn như: "Tôi hy vọng vào mối quan hệ hợp tác cùng có lợi", v.v. Tốt hơn là bạn nên nói lời tạm biệt trong một bức thư công việc với những cụm từ đơn giản - "Trân trọng", "Với những lời chúc tốt đẹp nhất", v.v.

Ở cuối thông báo có ghi rõ: họ tên, tình trạng công việc, tên công ty và chữ ký. Số điện thoại liên lạc cũng được chỉ ra.

Các bảng và đồ thị được đính kèm dưới dạng một tệp (gói) riêng biệt, cho biết điều này ở cuối bức thư. Nếu có một nhóm tệp đính kèm, thì danh sách của chúng có tên sẽ được đưa ra.

Bạn chỉ có thể sử dụng các từ viết tắt và các từ viết tắt đặc biệt nếu bạn chắc chắn rằng người nhận chắc chắn sẽ hiểu chúng.

Để cung cấp cho văn bản tính chặt chẽ logic hơn và tính nhất quán trong từ vựng kinh doanh, các mẫu lời nói sau được sử dụng làm chất kết dính:

• vì lý do này;
• dựa trên những điều trên;
• bởi vì điều này;
• theo dữ liệu;
• Dựa vào cái này;
• Đang cân nhắc;
• khác.

Trong không gian ảo, tương tác kinh doanh, đại diện cho giao tiếp trong thu nhỏ, là cụ thể, và không kém phần yêu cầu tuân thủ các quy tắc nghi thức liên quan. Công việc có thẩm quyền về chữ viết, phù hợp với thông lệ, bao gồm việc thực hiện các lưu ý sau về khối lượng, chuẩn mực ngôn ngữ, cấu trúc và định dạng.

• Công thức của chủ đề phải hoàn toàn tương ứng với chủ đề được nêu trong văn bản. Điều này cho phép bạn nhanh chóng điều chỉnh người đọc theo tâm trạng mong muốn của doanh nghiệp.
• Khối lượng tối ưu của tài liệu được gửi qua e-mail vừa với "một màn hình", với khối lượng văn bản tối đa - một tờ ở định dạng A4.
• Kích thước tối ưu của tệp đính kèm là không quá 3 MB.
• Bạn nên "đóng gói" các tệp đã gửi vào kho lưu trữ tiêu chuẩn của mã hóa Zip hoặc Rar. Những người khác thường bị chặn trong quá trình chuyển giao.
• Các siêu liên kết phải là tiêu chuẩn (màu xanh lam, gạch chân bên dưới).
• Thư trả lời cho người nhận phải được đặt ở trên cùng, ở đầu bức thư và không phải ở dưới cùng. Điều này giúp đối tác bút khỏi việc cuộn văn bản trước đó không cần thiết và bị ép buộc.

• Nó là cần thiết để sử dụng ngôn ngữ của bức thư mà đối tác hiểu càng nhiều càng tốt. Câu hỏi về sự phù hợp của việc sử dụng các thuật ngữ chuyên môn, từ vựng nội bộ công ty, các cách diễn đạt tiếng lóng và chữ viết tắt (đặc biệt là trong thư từ bên ngoài) trong thư được quyết định riêng, tùy thuộc vào ngữ cảnh và phẩm chất của các đối tác thư từ.
• Điều quan trọng là phải thông báo cho đối tác của bạn về việc nhận được tin nhắn của anh ấy - đây là một dấu hiệu của cách cư xử tốt và là một phần của nghi thức kinh doanh thể hiện sự tôn trọng đối với anh ấy.
• Phản hồi phải càng nhanh càng tốt. Nếu vì lý do nào đó mà không thể trả lời nhanh chóng, thì đối tác cần được thông báo về việc nhận được thư của mình và cho biết thời gian trả lời. Thời gian tạm dừng hợp lý và thoải mái trước khi đưa ra phản hồi là 48 giờ sau khi nhận được tin nhắn. Sau thời gian này, người đó thường tin rằng tin nhắn đã bị mất hoặc đang bị bỏ qua. Việc ngừng trao đổi thư từ quá mức thường đi kèm với nguy cơ mất đối tác và được hiểu trong kinh doanh là vi phạm các tiêu chuẩn đạo đức.
• Ở cuối thư, bạn nên đặt thông tin liên hệ được chỉ ra trong tất cả các thư, không có ngoại lệ, bất kể thứ tự của thư.
• Điều quan trọng là phải đặc biệt chú ý đến các vấn đề riêng tư trong quá trình chuyển nhượng.

Để biết thêm thông tin về đạo đức thư tín trong kinh doanh, hãy xem video tiếp theo.