Thư xin việc: Nó là gì và viết nó như thế nào?

Ngày nay, kiếm được một công việc là một quá trình khá dài và tốn nhiều công sức. Bạn sẽ cần chuẩn bị một số lượng lớn tài liệu, vượt qua một cuộc phỏng vấn (và đôi khi là một số), thực tập, đào tạo, hoàn thành một nhiệm vụ kiểm tra, v.v. Do sự lựa chọn nghiêm ngặt như vậy, không phải tất cả các ứng viên (điều này áp dụng ngay cả với các chuyên gia có kinh nghiệm trình độ cao) cuối cùng đều có thể nhận được việc làm.

Một trong những đổi mới trong việc làm là thư xin việc. Việc viết một tài liệu như vậy làm nảy sinh một số lượng lớn các câu hỏi và nghi ngờ đối với những người nộp đơn (cả các chuyên gia trẻ và công nhân có kinh nghiệm). Thư xin việc là gì và làm thế nào để viết nó một cách chính xác? Cấu trúc của tài liệu cần có những phần nào và những sai sót nào cần tránh? Bạn sẽ tìm thấy câu trả lời cho những điều này và một số câu hỏi khác trong tài liệu của chúng tôi.

Thông thường, khi nộp đơn xin việc, nhà tuyển dụng yêu cầu ứng viên cung cấp không chỉ sơ yếu lý lịch của họ mà còn cả thư xin việc. Một yêu cầu như vậy có thể gây ra sự hoang mang cho cả người mới bắt đầu và các chuyên gia có kinh nghiệm, những người khi nộp đơn vào một công ty, họ chưa bao giờ xem các tài liệu kèm theo như vậy và không biết chúng trông như thế nào. Trong bài viết của chúng tôi, chúng tôi sẽ cố gắng làm rõ tất cả những điểm mà bạn quan tâm.

Bạn nên bắt đầu bằng cách hỏi thư xin việc là gì. Cốt lõi của nó tài liệu này cho phép bạn bộc lộ bản thân là một ứng cử viên cho vị trí một cách đầy đủ hơn, tránh xa cấu trúc chặt chẽ của sơ yếu lý lịch, cho nhà tuyển dụng biết lý do ứng cử viên của bạn là phù hợp nhất, nói về lợi thế của bạn so với những ứng viên khác, mô tả chi tiết hơn về trình độ học vấn và kinh nghiệm làm việc của bạn.

Mặc dù thư xin việc của bạn có cấu trúc linh hoạt, nhưng bạn không nên quên rằng nó là một tài liệu chính thức, vì vậy nó phải được soạn thảo và soạn thảo phù hợp với tất cả các quy tắc. Ngoài ra, bạn nên lưu ý đến thực tế là nhiều nhà tuyển dụng đang cố gắng kiểm tra sự chăm chú của người nộp đơn, ngay cả trong thông báo cũng chỉ ra tất cả các yêu cầu được đưa ra cho lá thư (ví dụ, một cấu trúc cụ thể có thể được chỉ ra hoặc thậm chí. một từ mã phải được sử dụng).

Điều quan trọng nữa là nhiều nhà tuyển dụng bắt đầu làm quen với việc ứng cử của ứng viên không phải bằng cách nghiên cứu sơ yếu lý lịch, mà bằng cách phân tích thư xin việc... Đó là lý do tại sao trong mọi trường hợp, bạn không nên bỏ qua việc chuẩn bị tài liệu và cho rằng một bản sơ yếu lý lịch chuyên nghiệp được soạn thảo một cách thành thạo là đủ - một tình huống có thể phát sinh khi nhà tuyển dụng sẽ tạo ấn tượng đầu tiên về bạn với tư cách là một nhân viên tương lai của công ty trên cơ sở thư xin việc.

Bất kỳ thư xin việc nào đi kèm với sơ yếu lý lịch đều phải được soạn thảo theo tất cả các quy tắc và có tính đến tất cả các yêu cầu của nhà tuyển dụng. Hãy xem cấu trúc của tài liệu này và tìm ra những gì bạn thường cần viết trong mỗi phần.

Bắt đầu thư xin việc của bạn bằng một lời chào. Bất chấp sự tồn tại của một quy tắc như vậy, nhiều người nộp đơn đã bỏ qua nó. Cuối cùng, đây có thể là một bất lợi lớn cho thư xin việc của bạn khi so sánh với các tài liệu đã được gửi bởi những người tìm việc khác. Nếu bạn không biết tên và chữ viết tắt của người sẽ đọc thư của bạn, thì bạn có thể viết "xin chào", "xin chào" hoặc "chào buổi chiều". Tuy nhiên, chỉ nên làm điều này trong những trường hợp khắc nghiệt nhất.

Tốt nhất là không nên lười biếng và tiến hành nghiên cứu về công ty mà bạn muốn tìm việc, và tìm ra chính xác ai sẽ đọc thư của bạn. Đây có thể là người đứng đầu và một nhân viên bình thường của bộ phận nhân sự, người đứng đầu doanh nghiệp, v.v. Nếu cần, bạn cũng có thể gọi cho tổ chức và làm rõ vấn đề này (tuy nhiên, điều này nên được thực hiện một cách tế nhị và khéo léo).

Sau khi bạn đã tìm hiểu các chi tiết cá nhân của người sẽ đọc thư xin việc của bạn, bạn có thể xây dựng bài phát biểu chào mừng của mình cá nhân hóa hơn. Ví dụ, bạn có thể viết "Xin chào, Ivan Ivanovich thân mến."

Phần chính của thư xin việc là phần quan trọng nhất của tài liệu này. Với sự trợ giúp của nó, nhà tuyển dụng sẽ tìm ra thông tin mà anh ấy quan tâm về bạn và đến lượt bạn, bạn có thể mô tả bản thân từ khía cạnh tốt nhất.

Trong thế giới kinh doanh, không có cấu trúc nghiêm ngặt nào để xây dựng khối này. Tuy nhiên, bằng cách này hay cách khác, nhưng trong phần này bạn phải trả lời một số câu hỏi cơ bản.

• Điều đầu tiên bạn cần lưu ý là nơi bạn đã tìm hiểu về một công việc cụ thể. Về vấn đề này, bạn cần phải cực kỳ thẳng thắn và trung thực. Ví dụ, bạn có thể viết về thông tin bạn đọc được trên bảng thông báo của thành phố hoặc trên trang web của trung tâm việc làm địa phương. Đừng ngần ngại nói sự thật ngay cả khi bạn bè hoặc người thân đã làm việc tại doanh nghiệp nói với bạn về vị trí tuyển dụng.Nhà tuyển dụng chắc chắn sẽ đánh giá cao sự chân thành này. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng thư xin việc là một tài liệu kinh doanh, vì vậy hãy tuân theo phong cách viết phù hợp.
• Tiếp theo, bạn cần viết bạn đang ứng tuyển vào vị trí nào. Điều quan trọng là chỉ ra chính xác chức danh của nó (trong trường hợp này, được hướng dẫn bởi mô tả công việc). Tại đây, bạn cũng có thể mô tả những chức năng nào bạn sẵn sàng và có thể thực hiện trong khuôn khổ trách nhiệm công việc của mình.
• Khi viết thư xin việc, không có trường hợp nào bạn nên quên phần động lực. Trong đó, bạn nên viết về điều gì đã thu hút bạn đến với vị trí tuyển dụng cụ thể này và công ty cụ thể này. Về vấn đề này, điều quan trọng là phải thực hiện công việc chuẩn bị kỹ lưỡng - phân tích thông tin về công ty (bạn có thể sử dụng trang web chính thức của công ty, cũng như bất kỳ nguồn nào khác trên Internet). Điều quan trọng là bạn phải nhận thức được chuyên môn hóa cụ thể của doanh nghiệp, lịch sử hình thành, cấu trúc nội bộ và quản lý. Vì vậy, nếu bạn là một bác sĩ và muốn nhận được một công việc trong một phòng khám uy tín và hiện đại, thì bạn có thể chỉ ra rằng bạn quan tâm đến công việc nghiên cứu được thực hiện bởi tổ chức.
• Trong thư xin việc của bạn, điều quan trọng là giải thích lý do tại sao ứng cử của bạn là phù hợp nhất cho vị trí này. Về vấn đề này, bạn có thể mô tả kinh nghiệm làm việc tương tự (ví dụ: bạn đã làm bác sĩ đa khoa 10 năm tại một phòng khám khác). Điều quan trọng nữa là chỉ ra những kỹ năng và khả năng chuyên môn có giá trị sẽ giúp bạn trong công việc (ví dụ, kiến ​​thức về phương pháp nghiên cứu trong phòng thí nghiệm hoặc khả năng làm việc trong các chương trình máy tính chuyên dụng phức tạp). Khi làm như vậy, phần lớn, bạn nên tập trung vào những kỹ năng sẽ giúp bạn nổi bật giữa đám đông ứng viên.
• Ở cuối khối, bạn có thể cung cấp thông tin bổ sung. (ví dụ, viết về lý do bạn quyết định trở thành bác sĩ hoặc nói về các khóa học giáo dục thường xuyên bổ sung mà bạn đã tham gia). Bạn cũng có thể làm rõ những điểm gây tranh cãi trong sơ yếu lý lịch của mình. Ví dụ, nói về lý do tại sao bạn rời bỏ công việc trước đây của mình.

Phần cuối cùng của thư xin việc của bạn là khá quan trọng vì nó có thể củng cố hoặc phá hủy hoàn toàn ý kiến ​​của nhà tuyển dụng về bạn với tư cách là một chuyên gia mà nhà tuyển dụng đã phát triển sau khi nghiên cứu chi tiết phần chính của tài liệu kèm theo của bạn.

Trong phần cuối cùng điều quan trọng là phải chu đáo và lịch sự, thể hiện sự tôn trọng của bạn. Như vậy, người tìm việc thường cảm ơn sự quan tâm của nhà tuyển dụng. Bạn cũng nên hoàn thành một tài liệu kinh doanh với lời đề nghị gặp mặt trực tiếp sẽ khuyến khích nhà tuyển dụng mời bạn đến phỏng vấn trực tiếp. Bạn có thể viết rằng bạn sẵn sàng trả lời trực tiếp các câu hỏi của mình. Như vậy, bạn sẽ nói rõ với nhà tuyển dụng rằng bạn rất muốn nhận được vị trí này.

Chia tay, giống như lời chào, được xây dựng trên nguyên tắc cá nhân hóa. Nếu có thể đề cập đến tên và chữ viết tắt của nhân viên đã đọc lại bức thư. Bạn cũng có thể chúc một ngày tốt lành.

Hoàn thành thư xin việc với thông tin liên hệ của bạn. Trong đó bạn không nên sợ thực tế là thông tin đó đã có trong sơ yếu lý lịch... Đầu tiên, liệt kê thông tin liên hệ cá nhân ở cuối bất kỳ tài liệu kinh doanh nào chỉ đơn giản là một quy tắc về hình thức tốt và giao tiếp đạo đức kinh doanh.Thứ hai, thư xin việc của bạn (với điều kiện bạn đã tuân theo tất cả các khuyến nghị của chúng tôi) rất có thể sẽ tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng, họ có thể muốn liên hệ với bạn ngay lập tức hoặc sẽ ghi số điện thoại của bạn vào một danh sách riêng, bao gồm tất cả các ứng viên. người sẽ được mời phỏng vấn thêm.

Vì vậy, xác định thông tin liên lạc (số điện thoại, e-mail, tin nhắn tức thời) sẽ đơn giản hóa công việc của bộ phận nhân sự và tiết kiệm thời gian của họ. Theo đó, bạn sẽ một lần nữa chứng minh rằng bạn là một người lao động chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm, người sẽ trở thành sự bổ sung quý giá cho đội ngũ của công ty.

Hãy nhớ rằng trong thư xin việc, trái ngược với sơ yếu lý lịch, tất cả các khối phải trôi chảy vào nhau. Bạn không nên viết tiêu đề và cách tiếp cận của họ chỉ về mặt hình thức đối với việc chuẩn bị tài liệu.

Bạn có thể viết thành thạo một lá thư xin việc cần thiết để ứng tuyển vào vị trí tuyển dụng mà không cần bất kỳ kinh nghiệm nào trong việc viết các tài liệu đó. Muốn vậy, điều quan trọng là phải tuân thủ một số quy tắc tiêu chuẩn để tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng.

• Sự hấp dẫn. Thư xin việc nên ngắn gọn và súc tích: không nên dài quá 1 trang. Có điều là trong quá trình tìm kiếm ứng viên phù hợp cho vị trí ứng tuyển, nhà tuyển dụng nhận được một số lượng lớn hồ sơ từ rất đông ứng viên. Do đó, nếu bạn soạn một bức thư đơn giản nhưng thú vị, thì việc ứng cử của bạn chắc chắn sẽ được xem xét.
• Nội dung ngữ nghĩa. Đừng viết một lá thư xin việc nguyên bản hoặc cầu kỳ. Một tài liệu như vậy phải đáp ứng một mục đích cụ thể - để giúp nhà tuyển dụng đánh giá mức độ chuyên nghiệp và năng lực của bạn.
• Phong cách viết. Hãy nhớ rằng thư xin việc là một tài liệu chính thức, vì vậy sự lựa chọn thành công nhất của phong cách viết là kinh doanh trang trọng. Không nhất thiết phải sử dụng các kỹ thuật nghệ thuật của tiếng Nga (ví dụ, so sánh, ẩn dụ, văn bia, v.v.), và việc sử dụng các từ và cụm từ thông tục cũng bị cấm. Khi viết một tài liệu, hãy gọi người đọc là "bạn".
• Cá nhân hóa. Để được tuyển dụng, bạn phải gửi cho chủ nhân của mình một lá thư xin việc được cá nhân hóa và tùy chỉnh nhất có thể. Hãy nhớ rằng đối với mỗi công ty, bạn sẽ phải viết một tài liệu riêng biệt, vì trong phần chính của bức thư, bạn phải cho biết chính xác điều gì đã thu hút bạn vào một vị trí cụ thể và một công ty cụ thể, và để làm được điều này, bạn cần chuẩn bị rất nhiều. công việc.
• Tính độc đáo. Không sử dụng các mẫu thư xin việc tìm thấy trên internet. Bạn có thể tập trung vào các ví dụ thành công và được viết tốt, nhưng không được sao chép hoặc viết lại chúng hoàn toàn.
• Tính đúng ngữ pháp. Khi gửi thư, hãy đọc lại nhiều lần, nhờ người thân hoặc bạn bè thực hiện, sử dụng các dịch vụ đặc biệt. Bằng cách này hay cách khác, nhưng bạn phải hoàn toàn chắc chắn rằng bức thư của bạn hoàn toàn không có lỗi chính tả, tất cả các dấu câu đều được đặt chính xác và tất cả các từ đều được viết chính xác. Những lỗi ngữ pháp khó chịu sẽ làm hỏng ấn tượng về bạn, ngay cả khi bạn là một chuyên gia có trình độ cao và đáp ứng đầy đủ tất cả các yêu cầu khác.
• Đăng ký... Đảm bảo rằng bức thư của bạn được thiết kế đẹp mắt. Để làm điều này, hãy sử dụng phông chữ và căn chỉnh nhất quán.
• Khuyến nghị. Bạn có thể đính kèm những lời giới thiệu tích cực từ nhà tuyển dụng từ những công việc trước đây với thư xin việc của mình. Họ sẽ giúp người lãnh đạo mới đảm bảo rằng bạn là một chuyên gia đáng tin cậy.

Khi viết thư xin việc điều quan trọng là tránh một số sai lầm phổ biến.

• Thiếu chi tiết cụ thể... Điều này có nghĩa là khi viết thư xin việc, bạn không nên sử dụng những cụm từ chung chung như "Tôi là một chuyên gia có năng lực" hoặc "Tôi có rất nhiều kinh nghiệm làm việc." Mỗi cụm từ nên được hỗ trợ bởi dữ liệu cụ thể.
• Kể lại tóm tắt. Thư xin việc là một tài liệu riêng biệt giúp bạn có cơ hội bộc lộ bản thân đầy đủ hơn với tư cách là một chuyên gia và con người. Khi viết nó, bạn không nên chỉ sao chép những thông tin mà bạn đã chỉ ra trong sơ yếu lý lịch.
• Thông tin cá nhân. Trong một bức thư, bạn không nên kể lại chi tiết tiểu sử của mình. Điều quan trọng là chỉ nêu những thông tin liên quan trực tiếp đến vụ việc.

Bất kể nghề nghiệp cụ thể của bạn là gì, bạn có thể được yêu cầu cung cấp thư xin việc khi nộp đơn xin việc. Vì vậy, kiến ​​thức về các quy tắc viết nó sẽ hữu ích cho tất cả mọi người: chuyên gia trang điểm, nhân viên bán hàng, tiếp viên hàng không, nhân viên ngân hàng, kiểm toán viên, trợ lý cá nhân, v.v.

Hãy xem một vài ví dụ về cách viết thư xin việc. Bạn có thể được họ hướng dẫn khi lập tài liệu cá nhân.