Quản lý thời gian

Ma trận Eisenhower - Sử dụng đúng thời gian

Ma trận Eisenhower - Sử dụng đúng thời gian
Nội dung
  1. Nó là gì?
  2. Ưu điểm và nhược điểm
  3. Đặc trưng của các góc phần tư
  4. Mẹo phương pháp
  5. Thí dụ

Trong thời đại tốc độ cực nhanh của chúng ta, có vẻ như thời gian không chỉ trôi qua mà còn bay với tốc độ của một chiếc máy bay siêu thanh. Trong một chu kỳ các sự kiện và ngày như vậy, với vô số công việc và kế hoạch, chúng ta thường không thể nhận ra dù chỉ một nửa những gì đã được lên kế hoạch. Và tôi muốn kịp thời cho mọi thứ. Làm thế nào để sử dụng thời gian một cách chính xác bằng cách sử dụng ma trận Eisenhower, chúng tôi sẽ xem xét chi tiết hơn.

Nó là gì?

Thời gian là tất cả những gì chúng ta có. Tốt hay xấu chúng ta sống cuộc sống của mình trực tiếp phụ thuộc vào cách thức và những gì chúng ta dành thời gian cho mình. Và những ai mơ ước có thể làm được nhiều việc trên con đường của mình, như một quy luật, hãy học cách quản lý thời gian hiệu quả. Quản lý thời gian (time management) không gì khác hơn là lập kế hoạch. Đó là điều giúp bạn không còn lo lắng về cảm giác cay đắng vì thời gian ngắn ngủi, rằng nó thiếu thốn một cách nhức nhối và vì điều này mà không có thời gian để làm bất cứ điều gì.

Đã có thời, nhà lãnh đạo quân sự và chính trị nổi tiếng người Mỹ Dwight David Eisenhower, đồng thời là Tổng thống Hoa Kỳ, đã nghiêm túc tìm kiếm giải pháp cho bài toán lập kế hoạch hiệu quả. Và anh ấy đã tìm ra giải pháp cho vấn đề này, thậm chí anh ấy còn nghĩ ra hệ thống quản lý thời gian.

Ma trận Eisenhower là một công cụ để lập kế hoạch kinh doanh ưu tiên, một loại công nghệ để thiết lập các mục tiêu và mục tiêu.

Nó chỉ xảy ra như vậy mà bộ não con người nhận thức dễ dàng hơn và tốt hơn thông tin có cấu trúc, tức là, được đưa vào một hệ thống nhất định, được chia nhỏ thành các ngăn. Đồng thời, sẽ rất tuyệt nếu bạn hình dung ra những chiếc kệ này, ví dụ như làm cho chúng trở nên trực quan, với sự trợ giúp của một số loại sơ đồ hoặc sơ đồ.Chính nguyên tắc phân bố các trường hợp này làm cơ sở cho ma trận Eisenhower, là một trong những phương pháp hàng đầu của lý thuyết quản lý thời gian hiệu quả.

Hình dung về kế hoạch công việc và hành động bằng cách sử dụng ma trận rất đơn giản. Vẽ một hình vuông trên giấy, chia nó bằng hai đường vuông góc thành bốn cạnh bằng nhau. Bạn sẽ nhận được một cửa sổ với một mạng tinh thể dưới dạng một cây thánh giá. Các trường này sẽ chia công việc của bạn thành 4 nhóm, mỗi nhóm sẽ phụ thuộc vào các dấu hiệu quan trọng / không quan trọng và khẩn cấp / không khẩn cấp. Các trường được hình thành từ giao điểm của các đường được gọi là góc phần tư (một khái niệm toán học) và được ký hiệu như sau:

  • Góc phần tư A (nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp);
  • B góc phần tư (nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp);
  • S góc phần tư (nhiệm vụ không quan trọng, nhưng khẩn cấp);
  • Góc phần tư D (nhiệm vụ không quan trọng và không khẩn cấp).

Ưu điểm và nhược điểm

Ma trận Eisenhower có cả ưu điểm và nhược điểm. Hãy mô tả cả hai và bắt đầu với những lợi ích.

  • Mặc dù tên của nó là "ma trận", có nghĩa là một cái gì đó phức tạp, hệ thống này thực sự rất dễ hiểu và áp dụng mà không gặp bất kỳ khó khăn nào.
  • Các trường hợp, mục tiêu và mục tiêu chỉ được chia thành 4 loại, điều này giúp định hướng tốt hơn trong chúng.
  • Việc phân bổ nhiệm vụ theo tiêu chí mức độ khẩn cấp và quan trọng cho phép bạn đẩy những vấn đề không khẩn cấp và không quan trọng vào nền, từ đó đưa ra những vấn đề quan trọng và khẩn cấp. Đây là cách phân tích và lọc các trường hợp xảy ra. Những người không cần dành thời gian cho tất cả sẽ bị loại.
  • Ưu điểm chính là ma trận cho phép bạn thực hiện chi tiêu thời gian hiệu quả nhất có thể, do đó, giúp bạn có thể hoàn thành mọi thứ đúng hạn.

Cũng có những hạn chế đối với hệ thống này.

  • Ma trận không hiệu quả trong việc lập kế hoạch dài hạn. Nó thích hợp để thực hiện các công việc hiện tại hoặc những việc có tính toán cho tương lai gần.
  • Khi không có mục tiêu hàng ngày, thì không cần phải áp dụng một hệ thống như vậy.
  • Để sử dụng ma trận một cách hiệu quả, bạn cần phân bổ nhanh chóng và chính xác các mục tiêu thành các nhóm. Để làm được điều này, cần phải hiểu mục tiêu nào trong số chúng có thể được chỉ định ở mức độ “quan trọng” và mục tiêu nào không quá quan trọng, mục tiêu nào phải được hoàn thành khẩn cấp và mục tiêu nào là tùy chọn. Việc đào tạo như vậy cần có thời gian, tức là ma trận không bắt đầu "làm việc" cho bạn ngay lập tức, nhưng đây là một điểm trừ.
  • Và, do kết quả của đoạn trước, có thể có sai sót về độ chính xác của việc gán các trường hợp cho một trạng thái nhất định.

Nhưng bất chấp một số nhược điểm, Ma trận Eisenhower là một công cụ quản lý thời gian hiệu quả cao.

Đặc trưng của các góc phần tư

Chúng ta hãy xem xét từng góc phần tư của ma trận chi tiết hơn.

A (nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp)

Nếu bạn là một bậc thầy về lập kế hoạch, thì góc phần tư A sẽ trống. Nếu có những trường hợp trong đó, điều này cho thấy tổ chức của bạn kém. Bạn thừa nhận giáo dục trong các vấn đề của công việc gấp rút và tắc nghẽn. Lý do cho bức tranh này, như một quy luật, là sự lười biếng.

Hoặc bạn có thể ưu tiên sai. Tất nhiên, đôi khi những tình huống như vậy có thể chấp nhận được, nhưng khi điều này được quan sát một cách có hệ thống, thì điều cần thiết là bạn phải tự giác làm việc. Để tránh “dìm hàng” mốt trong góc phần tư A, cần phải ứng phó kịp thời với các nhiệm vụ đã nhập ở các trường còn lại.

Nhưng một danh sách việc cần làm nhỏ trong góc phần tư A vẫn có thể được lập. Nó có thể:

  • các vấn đề sức khỏe;
  • những việc làm thất bại có thể làm nảy sinh các vấn đề, làm xấu đi chất lượng cuộc sống, đe dọa hạnh phúc gia đình và công việc;
  • các trường hợp, sự thất bại sẽ làm phức tạp đáng kể con đường đạt được các mục tiêu chính hoặc dẫn đến sự thất bại của họ;
  • thoát khỏi các tình huống khẩn cấp và khủng hoảng khác nhau.

Tuy nhiên, nếu bạn có nhiều điểm trong góc phần tư này, thì hãy nỗ lực hết sức để loại bỏ chúng. Và đừng quên rằng việc hoàn thành một số hạng mục trong danh sách những việc quan trọng và khẩn cấp có thể được giải quyết, giao phó cho một trong những người đáng tin cậy, không nhất thiết bạn phải tự mình gánh vác toàn bộ mọi vấn đề.Cách tiếp cận này sẽ giúp bạn đối phó với sự đầy của góc phần tư A nhanh hơn.

B (nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp)

Các quan sát cho thấy rằng những người ưa thích giải quyết vấn đề từ góc phần tư B trở nên thành công nhất, leo lên nấc thang sự nghiệp nhanh hơn, tài chính thịnh vượng nhất, không thiếu thời gian và sống một cuộc sống hài hòa, viên mãn. Những nhiệm vụ không khẩn cấp thuộc về những nhiệm vụ có triển vọng và ưu tiên nhất, và nếu một người chú ý đến chúng, thì mọi thứ sẽ thuận lợi cho anh ta.

Cần lưu ý rằng sự thiếu khẩn trương ở nhóm B đôi khi dẫn đến sự chậm trễ trong việc thực hiện các điểm đã kế hoạch và họ chuyển sang nhóm A, nơi họ đã yêu cầu phản hồi nhanh chóng. Nếu bạn giải quyết những công việc quan trọng, nhưng không quá khẩn cấp một cách dần dần và thường xuyên, thì quá trình này sẽ diễn ra bình lặng và hiệu quả. Bạn cần phải tiếp cận loại hình kinh doanh này một cách có trách nhiệm và sự thiếu khẩn trương giúp bạn có thể kiểm soát hoàn toàn tiến trình của vụ việc, đưa mọi chi tiết đến mức lý tưởng, suy nghĩ rõ ràng về tất cả các bước, từ đó cuối cùng thu được một kết quả hiệu quả.

Sẽ là hợp lý khi đưa vào nhóm này tất cả các mục tiêu và mục tiêu liên quan trực tiếp đến công việc chính, với việc lập kế hoạch và phân tích các nhiệm vụ công việc, giáo dục, thể thao, tuân thủ mọi chế độ và lịch trình. Đó là, mọi thứ lấp đầy thực tế hàng ngày của chúng ta và thúc đẩy chúng ta hướng tới những mục tiêu cao cả.

С (nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng)

Ma trận Eisenhower chủ yếu dạy chúng ta sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách chính xác. Điều này có nghĩa là điều quan trọng nhất trong việc lập kế hoạch là khả năng phân biệt những điều quan trọng dẫn bạn đến những mục tiêu lớn với những mục tiêu thứ yếu. Những nhiệm vụ cần đưa vào nhóm C không quan trọng, về bản chất, chúng đang xao nhãng khỏi mục tiêu chính của vụ án, chúng không góp phần vào tiến độ mà ngược lại, chỉ làm chậm quá trình phát triển. Thường thì chúng cản trở việc tập trung để đạt được các mục tiêu quan trọng và do đó làm giảm hiệu quả của thì quá khứ.

Đừng nhầm lẫn các vấn đề khẩn cấp từ trường C, không quan trọng, với các vấn đề khẩn cấp từ trường A, chỉ là cực kỳ quan trọng. Điều này, như một quy luật, dẫn đến thực tế là cái thực sự quan trọng vẫn nằm trong nền. Một ví dụ sinh động về tình huống như vậy có thể là các cuộc họp do ai đó từ bên ngoài áp đặt, không cần thiết đối với bạn, hoặc các cuộc trò chuyện dài trống rỗng, đi dự tiệc và lễ kỷ niệm, lời mời đến từ những người không quan tâm đến bạn, một số công việc gia đình, sự cố của các thiết bị gia dụng và những thứ tương tự. Đúng, điều này phải được thực hiện khẩn cấp, nhưng giải pháp của những nhiệm vụ này không phải là điều cần thiết quan trọng, và sự thất bại của chúng không kéo theo rắc rối.

D (nhiệm vụ không quan trọng và không khẩn cấp)

Các lớp từ nhóm này không mang lại bất cứ điều gì, trái lại, chúng có thể gây hại. Chúng nên được cố gắng trì hoãn cho đến sau này, và tốt hơn là bỏ qua chúng hoàn toàn. Nhưng bạn cần phải biết kẻ thù bằng mắt - chắc chắn bạn nên lập danh sách những "loài gây hại" như vậy trong lĩnh vực D, bởi vì đây là những hoạt động rất "ăn" thời gian của chúng ta. Chính những trường hợp này đã hấp dẫn và lôi cuốn nhiều người vì sự đơn giản của chúng và hứa hẹn mang lại sự thư thái, sảng khoái, dành thời gian trong hạnh phúc ngọt ngào.

Những đặc điểm như vậy của những "vụ án" này tạo ra một sự cám dỗ rất lớn để giải quyết chúng ngay từ đầu, và như người ta nói, cả thế giới sẽ chờ đợi. Rất khó để thoát ra khỏi vòng xoáy của những trường hợp giả như vậy, vì chúng thực sự kéo theo một người. Nhưng không thể từ bỏ những nỗ lực phá hủy thói quen tham gia vào chúng.

Các hoạt động này bao gồm:

  • những cuộc trò chuyện chẳng ra gì, những cuộc trò chuyện trống rỗng, vô nghĩa (cả trên điện thoại và gặp trực tiếp);
  • giống như các cuộc trò chuyện từ đoạn trước, thư từ trong tin nhắn tức thời, mạng xã hội, tất cả các loại trò chuyện;
  • xem phim, nhiều tập, chương trình truyền hình không mang tải trọng ngữ nghĩa, phân tâm vào các vấn đề nghiêm trọng và các trường hợp gây ra nhiều cảm xúc tiêu cực khác nhau;
  • máy tính và các trò chơi khác (không mang tính giáo dục).

Không nghi ngờ gì nữa, nghỉ ngơi cho cơ thể và tâm hồn, nhưng có nhiều cách hữu ích khác để tập thể dục:

  • đọc văn học chất lượng;
  • thăm các triển lãm, nhà hát và viện bảo tàng;
  • trò chơi phát triển trí tuệ;
  • các lớp học trong hồ bơi, phòng tập thể dục, các chuyến đi đến sân trượt băng, các chuyến đi ra khỏi thị trấn để đến với thiên nhiên, du lịch, v.v.

Nếu bạn không thể loại bỏ hoàn toàn các hoạt động có hại từ nhóm D ra khỏi cuộc sống của mình, thì bạn cần cố gắng ít nhất là trì hoãn chúng, chỉ chú ý đến chúng khi những việc thuộc nhóm A và B. đã hoàn thành, nhưng hãy cố gắng giảm bớt thời gian chi cho các hoạt động "trống" càng nhiều càng tốt ...

Mẹo phương pháp

Có khả năng cao là quy vụ việc cho một nhóm không phù hợp. Đây là vấn đề chính trong việc xây dựng thứ bậc các ưu tiên của chúng tôi. Để đối phó với nó dễ dàng hơn, bạn cần học cách trả lời hai câu hỏi bằng hai từ - "có" hoặc "không". Ví dụ: "Việc hoàn thành trường hợp này có giúp tôi tiến gần hơn đến mục tiêu chính của mình không?" Câu trả lời "có" có nghĩa là tầm quan trọng của vụ việc, câu trả lời "không" có nghĩa là không quan trọng.

"Nếu tôi không giải quyết vấn đề này bây giờ, nó sẽ mất liên quan vào ngày mai?" Câu trả lời “có” có nghĩa là tính cấp thiết của vấn đề, câu trả lời “không” không phải là tính cấp thiết. Sau khi xác định danh mục cho mỗi bài học theo cách này, trước hết hãy làm những việc từ nhóm A, sau đó từ nhóm B.

Thời điểm tốt nhất để tạo ma trận là bắt đầu một ngày mới. Hãy suy nghĩ cẩn thận về những nhiệm vụ phía trước của bạn trong tương lai gần và viết chúng ra dưới dạng một danh sách thông thường. Sau đó kiểm tra từng câu hỏi trên và đặt chúng vào các ô theo câu trả lời. Đừng quên đề cập đến những điều nhỏ nhặt nhất và không đáng kể nhất chỉ làm lãng phí thời gian của chúng ta.

Tổng số nhiệm vụ được xác định cho chính bạn bởi chính bạn. Sau khi chia các trường hợp thành các danh mục thích hợp, bạn có thể viết vào sổ tay hoặc tạo trong trình sắp xếp điện thoại một danh sách thuận tiện thông thường theo thứ tự mức độ khẩn cấp và quan trọng giảm dần, sao cho trường hợp đầu tiên trong danh sách là các trường hợp từ nhóm A, thứ hai từ B, thứ ba từ C, và từ D bạn không cần phải viết nó ra giấy. Hãy nhớ rằng các nhiệm vụ từ Nhóm A và C phải được giao cho gia đình, bạn bè, đồng nghiệp hoặc cấp dưới. Nhưng nhóm B - đây là những điều quan trọng bạn phải tự làm.

Bất kỳ ai có nhu cầu đều có thể sử dụng Ma trận Eisenhower. Tốt vì nó sẽ hữu ích như nhau cho tất cả mọi người, không phân biệt tuổi tác, địa vị xã hội: người đứng đầu các tổ chức, doanh nghiệp, công nhân viên chức bình thường, nội trợ, học sinh, trẻ em đang học trong trường.

Đó là một cách linh hoạt để lập kế hoạch thời gian quý báu của bạn.

Thí dụ

Hãy xem một ví dụ về các bản ghi hàng ngày của Eisenhower có thể trông như thế nào.

Một nhóm các vấn đề khẩn cấp và quan trọng:

  • lái xe đến trạm dịch vụ để sửa chữa, vì tôi cần nó cho công việc;
  • nộp báo cáo hàng quý;
  • giải quyết vấn đề với thẻ ngân hàng.

Một nhóm các vấn đề không khẩn cấp nhưng quan trọng:

  • phát triển một chủ đề mới và phác thảo các hướng chính của dự án mới;
  • từ bỏ hút thuốc;
  • học tiếng Anh;
  • mua một thành viên phòng tập thể dục.

Một nhóm các vấn đề khẩn cấp, nhưng không quan trọng:

  • đi dự lễ kỷ niệm San Sanych từ bộ phận pháp lý;
  • chúc mừng mọi người trên mạng xã hội ngày đầu xuân.

Một nhóm các trường hợp không khẩn cấp và không quan trọng:

  • dọn tủ quần áo;
  • tháo rời các thứ trên gác lửng;
  • xem phim bộ;
  • chơi với con vẹt.

Ma trận Eisenhower có thể được so sánh như một hệ thống thanh lọc, một bộ lọc cho phép bạn loại bỏ những thứ không cần thiết. Lúc đầu, bạn có thể cần phải soạn nó hàng ngày, nhưng với sự tích lũy kinh nghiệm, bạn sẽ bắt đầu cảm thấy ở mức độ trực giác doanh nghiệp thuộc ngành hàng nào. Và ngay khi hệ thống quản lý thời gian như vậy được làm chủ và bạn học cách sử dụng nó một cách hiệu quả, cũng như phân phối chính xác các trường hợp thành các góc phần tư, bạn sẽ ngay lập tức cảm thấy tự do dâng trào.Bạn sẽ bắt đầu có thời gian để làm mọi thứ đúng giờ, đồng thời không vội vàng, cuộc sống của bạn sẽ trở lại bình thường, những mục tiêu tưởng chừng như không thể đạt được sẽ đột nhiên bắt đầu đạt được. Và bạn sẽ được đảm bảo sự hiện diện của tình trạng tuyệt vời và tinh thần cao, năng lượng và sự hoạt bát.

Kỷ luật là nền tảng của thành công. Chắc chắn bạn đã chú ý đến những người không có phẩm chất như vậy, họ đang ở trong một vòng xoáy vô tận của những "công việc" bất tận, lúc nào cũng làm những việc trống rỗng, vô nghĩa, nhưng theo lời họ nói thì đó là điều vô cùng quan trọng. Và cảnh tượng của những người này thường xuyên mệt mỏi, mòn mỏi, lạc lõng, không hạnh phúc. Họ luôn khó chịu, quấy khóc và bồn chồn.

Nếu bạn không muốn như vậy và không muốn chỉ gợi lên sự thương cảm và thương hại ở mọi người, thì bạn phải hành động theo nguyên tắc ngược lại. Nếu mọi thứ xảy ra với họ, và bạn muốn có kết quả ngược lại, thì bạn cần phải hành động theo những cách ngược lại. Cụ thể là: đặt kỷ luật vào nề nếp, nắm vững các kỹ thuật tự tổ chức, tuân thủ các kế hoạch, lịch trình và chế độ rõ ràng, hiểu rõ khi nào và phải làm gì, và quan trọng nhất, tất cả những điều này để làm gì, mục tiêu là gì. Và ma trận Eisenhower sẽ là trợ thủ đắc lực cho bạn trong những vấn đề này.

Rốt cuộc, không phải vì lý do gì mà người sáng lập ra nó, người mà bà mang tên bà, đã có thể xây dựng một sự nghiệp chóng mặt như vậy và trở thành một trong những tổng thống nổi tiếng và được yêu mến nhất của người dân Hoa Kỳ, đồng thời là một nhà lãnh đạo quân sự rất thành công. Và tất cả những điều này bất chấp thực tế là người đàn ông vĩ đại này sinh ra trong một gia đình nghèo. Bạn có thể lấy ví dụ một cách an toàn từ những người như vậy và sử dụng các công cụ mà họ đã phát minh ra.

Vì Eisenhower đã được hưởng lợi, tại sao không? Cuối cùng, anh ấy cũng là một người như bao người khác, và trong ngày của anh ấy, giống như những người khác, có 24 giờ - chứ không phải một giờ nữa.

miễn bình luận

Thời trang

vẻ đẹp

nhà ở