Quản lý thời gian: Định nghĩa, Kỹ thuật và Học tập

Không nhất thiết phải sở hữu một cỗ máy thời gian để quản lý chính xác thời gian của bạn, nhưng bạn nên biết các quy tắc phân bổ lực theo giây. Đặc biệt là đối với những người mà đối với họ, hai từ "thời gian là tiền bạc" không phải là một cụm từ sáo rỗng, mà là một phương châm sống. Nếu bạn là một trong số họ, thì điều tối quan trọng là bạn phải thành thạo ít nhất các kỹ năng quản lý thời gian cơ bản.

Quản lý thời gian dịch sát nghĩa từ tiếng Anh là "quản lý thời gian". Điều này không có nghĩa là, khi thành thạo một nghệ thuật như vậy, bạn sẽ có thể tiến vào quá khứ hoặc tương lai. Chức năng chính của quản lý thời gian là làm cho mỗi phút trong cuộc sống của bạn trở nên hiệu quả. Và không chỉ về công việc, đó là toàn bộ hệ thống bổ sung nhiều yếu tố trong cuộc sống của chúng ta. Nói một cách dễ hiểu, quản lý thời gian xác định lịch trình của chúng ta trong ngày, tuần, tháng hoặc thậm chí cả năm.

Đừng nghĩ rằng định nghĩa và khái niệm này chỉ được sử dụng trong kinh doanh. Các bà nội trợ cũng thường không có đủ thời gian để hoàn thành tất cả các công việc nhà. Và thường thì điều này xảy ra hoàn toàn không phải do họ không đủ sức, đơn giản là họ không phân bổ thời gian và công sức một cách hợp lý.

Trước hết, quản lý thời gian được sử dụng để tăng hiệu quả cá nhân của mỗi cá nhân nhân viên tại nơi làm việc của họ và do đó, để tăng năng suất của toàn bộ tổ chức, có thể là một nhà máy máy công cụ công nghệ cao hoặc một thẩm mỹ viện. Để chọn đúng kiểu quản lý thời gian sẽ được sử dụng bởi cá nhân này, trước tiên bạn phải nghiên cứu không chỉ các mục tiêu và mục tiêu cá nhân của họ, mà còn cả phẩm chất cá nhân, bình phương mục tiêu và thậm chí cả nhịp sinh học.

Nếu bạn tính toán chính xác tất cả các nguồn nhân lực, thì bất kỳ, ngay cả những chuyên gia bận rộn nhất và có nhu cầu sẽ luôn có đủ thời gian cho cả công việc và nghỉ ngơi.

Các nguyên tắc cơ bản của công việc quản lý thời gian là phân phối hợp lý tải cho bản thân và thời gian. Cần làm nổi bật những nhiệm vụ chính và thoát khỏi những “kẻ ăn thời gian”. Trong số các yếu tố hấp thụ của nó là giao tiếp trên Internet hoặc trong văn phòng không có ý nghĩa gì đối với bạn, xem tin tức không cần thiết hoặc thư quảng cáo gửi đến thư của bạn hoặc dưới dạng SMS, nhiều lần nghỉ giải lao hoặc uống trà, v.v.

Trước khi thực hiện đúng lịch trình của mình, bạn cần sắp xếp thứ tự ưu tiên. Tác giả của một trong những phương pháp nổi tiếng và hiệu quả nhất cho việc này là Tổng thống thứ 34 của Hợp chủng quốc Hoa Kỳ, Dwight D. Eisenhower. Điểm mấu chốt là như sau. Chia tất cả các hoạt động đã lên kế hoạch thành 4 phần:

• khẩn cấp và quan trọng;
• khẩn cấp nhưng không quan trọng;
• quan trọng nhưng không khẩn cấp;
• không khẩn cấp và không quan trọng.

Đầu tiên, chúng ta hãy tách lúa mì ra khỏi trấu và chọn những gì chúng ta thực sự cần. Ngày mai bạn có thực sự cần đến cửa hàng với một người bạn để giúp cô ấy chọn quà sinh nhật cho mẹ không? Biết đâu cô ấy có thể bình tĩnh tự mình đương đầu với nhiệm vụ này? Bạn sẽ dành thời gian này cho một việc thực sự đáng để bạn nỗ lực. MỘT hãy nhớ bạn đã dành bao nhiêu giờ cho những cuộc trò chuyện vô nghĩa với cùng một người bạn trên điện thoại và bây giờ hãy tưởng tượng xem bạn có thể làm được bao nhiêu trong thời gian này.

Bạn dành bao nhiêu giờ mỗi ngày để xem ảnh của những người bạn biết trên mạng xã hội? Nhưng đây không chỉ là thời gian quý báu của bạn, mà cả tình cảm cũng có thể được sử dụng hiệu quả hơn rất nhiều. Điều tương tự cũng áp dụng cho việc "ngồi ngoài" chơi trò chơi solitaire và các trò giải trí "thú vị" khác.

Không thể nắm bắt được sự bao la và để không chán nản với thực tế là bạn luôn không làm được gì, đừng nâng cao thanh ban đầu. Đưa vào kế hoạch càng nhiều càng tốt để thực hiện và luôn để lại một ít thời gian dự phòng, để khi đối mặt với những trở ngại bất ngờ hoặc những vấn đề cấp bách, để có thời gian đối phó với cả hai.

Trước khi bắt tay vào một nhiệm vụ cụ thể, hãy quyết định mục tiêu mà bạn đang theo đuổi. Tại sao bạn cần xóa màn hình nền của mình lần thứ năm trong một tuần? Bạn có phải là người ủng hộ sự sạch sẽ hoàn hảo? Điều này có đúng không hay bạn chỉ muốn đánh lạc hướng công việc kinh doanh bằng một chiếc khăn ẩm? Tại sao bạn lại đi rót trà lần thứ mười trong ngày, bạn thực sự muốn uống nó, hay điều này là do nhiệm vụ chính của bạn bị phân tâm?

Một sắc thái khác cần được tính đến để đạt được mục tiêu đúng hạn là không đánh giá quá cao nó. Hiểu lý do tại sao bạn đang tham gia một dự án lớn. Bạn muốn đạt được điều gì - tiền bạc, danh vọng, sự tôn vinh từ đồng nghiệp, hoặc sự thăng tiến. Chỉ khi hiểu được đâu là mục tiêu đích thực, bạn hoàn toàn có thể tự tạo động lực cho bản thân và bận rộn với công việc mà không bị phân tâm bởi những thứ không liên quan.

Sử dụng mỗi chiến thắng làm nhiên liệu cho cuộc hành trình xa hơn của bạn. Tự cho mình "điểm" hoặc treo "huy chương". Nếu bạn đã hoàn thành một dự án đúng thời hạn hoặc hoàn thành nó trước thời hạn, đừng thực hiện dự án tiếp theo ngay lập tức, hãy tận hưởng khoảnh khắc “kết thúc”, ghi nhớ những cảm xúc này và chỉ sau đó tiếp tục. Hãy nhớ tự thưởng cho bản thân khi hoàn thành tốt công việc.

Đừng bám lấy mọi thứ. Bạn không có mười tay, và bạn chỉ có một cái đầu. Giải quyết nhiều việc cùng một lúc, bạn có nguy cơ không hoàn thành bất kỳ việc nào trong số đó, ít nhất là bạn sẽ không thể làm được nó một cách chất lượng. Nó giống như học một bài thơ và giải một bài toán vật lý cùng một lúc. Điều đó, bạn thấy đó, là không thực tế. Ở nơi làm việc cũng vậy.

Và đây trong hộ gia đình, để tiết kiệm thời gian và công sức, có thể gộp chung một số việc. Sau cùng, trong khi khoai tây đang luộc hoặc trứng làm salad đang nguội, bạn hoàn toàn có thể lau bụi trên bệ cửa sổ hoặc hút bụi sàn nhà trong nhà bếp, chẳng hạn.

Đừng để doanh nghiệp của bạn tham gia vào khóa học của nó. Lập kế hoạch làm việc hàng ngày. Tốt nhất, điều này nên được thực hiện vào đêm hôm trước. Khi lên lịch vào ngày hôm sau, đừng quên rằng trường hợp bất khả kháng có thể phát sinh bất cứ lúc nào. Bạn sẽ cần đưa mẹ đến bệnh viện hoặc đón con đi học sớm. Hãy luôn cho phép bản thân có thời gian cho những việc “dự phòng” này. Nếu bạn không cần nó cho những nhu cầu này, hãy dành nó cho các hoạt động bổ sung.

Một điểm quan trọng khác. Hãy chắc chắn để dành một chút thời gian để nghỉ ngơi. Nghỉ giải lao là điều cần thiết. Thời gian tạm dừng cho các bài tập dễ dàng, giờ nghỉ trưa và thậm chí gọi điện cho trẻ cũng nên được đưa vào lịch trình của bạn.

Ngoài ra, bạn cần phải soạn nó, tính đến nhịp sinh học của riêng chúng... Nếu bạn là người thích làm việc buổi sáng, thì hãy đặt những nhiệm vụ khó khăn nhất vào đầu ngày, và để nửa sau cho những hoạt động đòi hỏi ít nỗ lực nhất về thể chất, tinh thần và đạo đức. Nếu bạn là một con “cú vọ”, và đầu bạn chỉ bắt đầu hoạt động khi gần đến giờ ăn trưa, thì buổi sáng hãy làm những công việc đơn giản nhất, đưa ra những quyết định quan trọng khi cơ thể bạn đang tràn đầy năng lượng sống.

Từ "đầu tư" thường có nghĩa là đầu tư tài chính. Bạn sẽ đầu tư vào thứ gì đó sẽ không bao giờ mang lại thu nhập cho bạn? Không ai sẽ đưa một đồng rúp cho nhà máy đã bị phá hủy ngày hôm qua, bởi vì đây là một khoản đầu tư chết. Nó cũng vậy với thời gian. Ngừng đặt nó ở nơi nó bay ra ngoài như một đường ống. Một chương trình trò chuyện khác với chủ đề hấp dẫn đã bắt đầu trên TV, hãy khẩn trương tắt màn hình đi. Hãy tự hỏi bản thân tại sao bạn cần thông tin này? Chỉ cần? Vậy tại sao lại lãng phí thời gian quý báu của bạn vào việc này?

Một người bạn gọi điện và một lần nữa bắt đầu nói về người chồng ngốc của cô ấy? Hãy nhanh chóng kết thúc cuộc trò chuyện và khuyên bạn của bạn liên hệ với chuyên gia tâm lý hoặc đăng ký trên một trang web hẹn hò.

Nếu bạn tuân theo tất cả các quy tắc trên mà vẫn không có đủ thời gian, hãy thử một trong những kỹ thuật đã được phát triển ở nhiều thời điểm khác nhau bởi cả các chuyên gia quản lý thời gian và những người "ngẫu nhiên". Một trong những phương pháp phổ biến nhất trên toàn thế giới là kỹ thuật “Cà chua”. Nó được phát minh bởi một sinh viên Ý bình thường, người không bao giờ có thời gian để chuẩn bị cho các kỳ thi.

Một ngày nọ, anh quyết định kiểm soát bản thân và thời gian của mình. Để làm điều này, tôi đã sử dụng công cụ nhà bếp phổ biến nhất - đồng hồ hẹn giờ hình quả cà chua (do đó có tên là một công nghệ đơn giản). Anh ấy bắt đầu bấm giờ trong 25 phút và trong thời gian này anh ấy chỉ chăm chăm vào việc học của mình. Hãy tưởng tượng sự ngạc nhiên của anh ấy, vì theo nghĩa đen, ngay lập tức anh ấy có đủ thời gian để chuẩn bị. Cố gắng làm điều tương tự.

Bắt đầu hẹn giờ (đồng hồ báo thức) trong một thời gian cụ thể, trong thời gian đó chỉ thực hiện một nhiệm vụ cụ thể. Một cuộc gọi điện thoại, hay một thông báo về một bức thư mới qua e-mail, cũng như bất cứ điều gì khác sẽ không làm bạn xao nhãng công việc này. Rất nhanh chóng, bạn sẽ cảm thấy rằng bạn đang tiến tới mục tiêu nhanh hơn nhiều so với trước đây.

Cảm thấy như một người làm pho mát bằng cách sử dụng một phương pháp quản lý thời gian phổ biến khác có tên là Phô mai Thụy Sĩ. Nó được sử dụng trong trường hợp họ không thể bắt đầu thực hiện một dự án lớn theo bất kỳ cách nào. Trong trường hợp này, người ta đề xuất trình bày chính dự án này dưới dạng một miếng pho mát hình vuông và bắt đầu làm pho mát Thụy Sĩ từ nó với nhiều lỗ lớn. Mỗi lỗ là một nhiệm vụ cụ thể phải được hoàn thành để có được kết quả cuối cùng.

Nếu bạn không biết bắt đầu từ kết thúc nào, hãy thử tìm "lỗ hổng" đầu tiên một cách ngẫu nhiên. Hãy nỗ lực tối thiểu và sau đó mọi thứ sẽ diễn ra như kim đồng hồ. Điều kiện duy nhất là không bỏ những gì bạn đã bắt đầu. Hãy để những gì đã làm chỉ là một phần rất nhỏ của những gì đã được hình thành, nhưng hãy tiến hành bất kỳ giai đoạn nào, chỉ khi xác định chính xác rằng bạn sẽ đương đầu với nó "trong một lần ngồi." Nếu không, thay vì có nhiều lỗ trên miếng pho mát của bạn, bạn sẽ nhận được một lỗ lớn, tương tự như một vực thẳm, nơi cả thời gian và năng lượng sẽ rơi vào đó.

Tuân thủ nghiêm ngặt quy tắc thời hạn. Thuật ngữ này đến với chúng tôi từ Mỹ. Dịch theo nghĩa đen, nó có nghĩa là "đường chết". Người ta tin rằng ban đầu đây là tên của đường dây trong nhà tù, băng qua đó tù nhân bị giết ngay lập tức. Ở những nơi không quá xa xôi, những phương pháp như vậy đã không được sử dụng từ lâu, nhưng trong môi trường kinh doanh, nó đã trở nên rất phổ biến. Trong thế giới hiện đại, thời hạn là một ranh giới trong không gian thời gian không thể bị vượt qua theo bất kỳ cách nào.

Công nghệ này đặc biệt phổ biến đối với những người làm việc từ xa. Không có ai để “phù hợp” với họ, vì vậy bạn cần phải đặt ra khuôn khổ cho bản thân. Nó cũng thường được sử dụng cho những người làm nghề sáng tạo - nhà báo hoặc người tạo quảng cáo. Tuy nhiên, deadline còn có một giai đoạn trung gian - redline (tạm dịch là "lằn ranh đỏ"). Đây là giai đoạn bạn cần bàn giao công việc thô - thời gian còn lại cần thiết để sửa chữa những sai sót, chỉnh sửa, sửa đổi mà khách hàng có thể thực hiện.

Đôi khi chúng ta không thể hoàn thành nhiệm vụ chỉ vì nó có vẻ quá sức đối với chúng ta, giống như một con voi. Để làm cho nó dễ dàng hơn cho chính mình, hãy chia khối lượng lớn thành nhiều phần nhỏ. Khởi đầu nhỏ.

Ví dụ, bạn cần tổng vệ sinh một ngôi nhà ở nông thôn hoặc cải tạo nó. Cả hai đều có vẻ đe dọa. Và nếu bạn chia nhỏ quy trình thành các bước nhỏ? Lập một bảng mà việc sửa chữa sẽ ở trên cùng (tổng vệ sinh), sau đó là các hạng mục phụ: cửa sổ, cửa ra vào, sàn nhà, đồ đạc, v.v. Đồng ý, với cách này thì công việc có vẻ không còn quá khó khăn nữa. Vì vậy, đừng làm con voi chết ruồi.

Phương pháp thần thánh "Kairos". Người Hy Lạp cổ đại coi Kairos là vị thần của khoảnh khắc hạnh phúc. Các chuyên gia trong lĩnh vực quản lý thời gian đã quyết định rằng một người hiện đại đang trên đường đi cùng anh ta. Bản chất của phương pháp là không lãng phí thời gian riêng biệt cho những thứ có thể kết hợp với những thứ khác. Ví dụ, bạn cần mua quà cho mẹ nhân ngày 8/3. Quyết định nơi bạn muốn thực hiện và xem liệu bạn có doanh nghiệp nào khác trong khu vực này của thành phố trong thời gian sớm hay không.

Bạn có thể kết hợp 3 hoặc 4 mục tiêu cùng một lúc ở một nơi (đến ngân hàng để bổ sung tài khoản, mua đồ mới, v.v.). Đối với các cuộc họp kinh doanh cũng vậy. Trước khi bắt đầu đàm phán, hãy hình thành tất cả các câu hỏi và gợi ý mà bạn đã tích lũy được cho người đối thoại. Có thể là một cuộc điện thoại hoặc một cuộc họp vào giờ ăn trưa là đủ để giải quyết chúng. Và đừng quên xem liệu bạn có những việc khác để làm ở nơi bạn đến không.

Bạn có thể thử tất cả các mẹo mà chúng tôi đã đưa ra trong bài viết này, nhưng các bài tập đơn giản nhất nên được thực hiện trước. Ví dụ, đặt quy tắc không sắp xếp lại báo thức khi báo thức đổ chuông. Trong 5 hoặc thậm chí 10 phút, bạn sẽ không thể ngủ được, nhưng bạn có thể đi làm muộn, sau đó bạn sẽ cảm thấy thiếu thời gian trong suốt cả ngày và bạn sẽ khó có thể làm được mọi việc.

Nói chung, không có bí mật đặc biệt nào trong cách tiết kiệm thời gian. Đây chỉ là một số khuyến nghị khác.

• Sử dụng các kỹ năng của đồng nghiệp hoặc thành viên gia đình của bạn. Chia sẻ công việc của bạn với họ - ủy quyền. Nhà nghiên cứu cấp dưới chắc chắn sẽ rất vui khi được giúp đỡ bạn, và người chồng (con trai, con gái) sẽ khá lo những công việc nhà cơ bản, chẳng hạn như đổ rác hoặc mua bánh mì.
• Nếu bạn quyết định quản lý thời gian thành một lối sống, tốt hơn là bạn nên trải qua khóa đào tạo tại một hội thảo đặc biệt hoặc mời một chuyên gia trong lĩnh vực này đến công ty để tối ưu hóa quy trình làm việc.

Như một phần thưởng cho việc đọc bài viết này, đây là một bản hack cuộc sống khác dành cho bạn. Ít nhất mỗi tháng một lần, và tốt nhất là hàng tuần, hãy sắp xếp cho mình một "ngày sạch sẽ", thứ mà bạn phải dành khi không có điện thoại, giao tiếp bằng e-mail hoặc tin nhắn tức thì. Đây là một kỳ công lao động với những khoảng thời gian ngắn để nghỉ ngơi, trong đó bạn phải “dọn dẹp” tất cả các ca, nếu đột nhiên bạn không có đủ thời gian cho việc gì đó trong vòng một tuần (tháng).