Thư ký nghiệp vụ - nhân viên đánh máy

Máy đánh chữ đã biến mất khỏi mục đích sử dụng và được đưa vào viện bảo tàng, nhưng nhu cầu về một người thu thập tài liệu, đặt chúng vào đúng thư mục, gặp gỡ du khách và trả lời các cuộc điện thoại vẫn chưa đi đến đâu. Trong bài viết, chúng tôi sẽ cho bạn biết về nghề "thư ký-đánh máy" trong thế giới hiện đại - các tính năng, yêu cầu của nó và nơi cần những chuyên gia như vậy ngày nay.

Thư ký đánh máy là một trong những vị trí thư ký cơ sở. Mặc dù ngày nay chuyên gia này không còn làm việc trên máy đánh chữ, nhưng trên máy tính, cái tên này không chỉ được giữ lại theo truyền thống, mà còn để nhấn mạnh tính chất biểu diễn của công việc. (ngược lại với các vị trí hành chính, thư ký của cấp bậc cao hơn - trợ lý giám đốc, trợ lý thư ký, văn thư, quản lý văn phòng).

Thông tin về nghề nghiệp, nhiệm vụ đã thực hiện được bao gồm trong hai tài liệu:

• “Sách tham khảo trình độ thống nhất của các chức danh quản lý, chuyên viên và các nhân viên khác” - viết tắt là EKS (trước đây gọi là ETKS);
• tiêu chuẩn nghiệp vụ "Chuyên viên quản lý tổ chức và tài liệu của cơ quan."

Ưu tiên áp dụng là tiêu chuẩn nghề nghiệp. Nó được điều chỉnh cho phù hợp với các chi tiết cụ thể của thị trường hiện đại, chứa một mô tả đầy đủ và chi tiết hơn về các chức năng lao động.

Tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch thư ký - nhân viên đánh máy đạt tiêu chuẩn nghiệp vụ bậc 3 - nghĩa là, nhiệm vụ của cô ấy liên quan đến việc kiểm soát công việc bởi một chuyên gia cao cấp, tối thiểu các quyết định độc lập và các chức năng quản lý.

Nhiệm vụ chính của thư ký - nhân viên đánh máy là tập hợp các văn bản và tài liệu, tái tạo và hệ thống hóa thông tin theo một khuôn mẫu (quét, sao chép, in lại văn bản, điền mẫu chuẩn, phân loại thư từ, đăng ký văn bản đến và đi).

Cũng giống như bất kỳ nghề nào, nghề thư ký đánh máy có những đặc điểm riêng:

• Đặc thù công việc là khá căng thẳng, trong khi người lao động phải có khả năng thực hiện công việc đơn điệu là đánh máy, giao tiếp với mọi người, là bộ mặt và tiếng nói của công ty.
• không có danh sách các nhiệm vụ cứng nhắc - thư ký thực hiện các mệnh lệnh khác nhau của người đứng đầu;
• vị trí này là một khởi đầu tuyệt vời cho sự nghiệp và là cơ hội để tích lũy kinh nghiệm hữu ích cho một nhà quản lý tương lai;
• công việc được coi là nữ (điều này thậm chí còn được phản ánh trong tiêu đề), mặc dù các thư ký nam có nhu cầu không kém;
• kỹ năng chính là xây dựng mối quan hệ với nhóm một cách chính xác chứ không phải ở tốc độ đánh máy.

Trên cơ sở các yêu cầu khái quát của tiêu chuẩn nghề nghiệp, bản mô tả công việc nội bộ được xây dựng trong mỗi tổ chức - văn bản chính quy định các quyền và nghĩa vụ của người lao động.

Trong tài liệu này, danh sách các chức năng được thực hiện bởi một nhân viên trong một tổ chức cụ thể được xác định. Trong một hướng dẫn điển hình, chức năng có thể chỉ cần lặp lại các điều khoản tương ứng của tiêu chuẩn (trước đó phần "Trách nhiệm" thường được sao chép hoàn toàn từ CEN). Thông thường, các hướng dẫn có những điểm sau:

• in các vật liệu khác nhau theo hướng của đầu;
• tổ chức các cuộc điện đàm của người đứng đầu.

Nếu cần thiết, các hạng mục có thể được cụ thể hóa, cụ thể hóa và phạm vi trách nhiệm - được mở rộng hoặc thu hẹp so với tiêu chuẩn, nếu các chi tiết cụ thể của tổ chức yêu cầu. Ví dụ, đối với thư ký đánh máy ở trường, điểm có thể được chỉ ra rằng cô ấy tổ chức cấp chứng chỉ xác nhận công việc hoặc học tập tại trường, lưu giữ sổ đăng ký học sinh. Và trong một công ty thương mại, đây có thể là những quy định về việc lưu giữ nhật ký hành trình của các giao thông viên và cấp các chứng chỉ liên quan.

Tiêu chuẩn nghề nghiệp thiết lập các yêu cầu tối thiểu để bổ nhiệm một nhân viên đánh máy thư ký - đối với điều này, chỉ cần tốt nghiệp trung học cơ sở là đủ.

Các khóa học chuyên biệt sẽ là một lợi thế bổ sung. Hơn nữa, cả CEN, cũng như tiêu chuẩn nghề nghiệp theo bất kỳ cách nào đều không hạn chế các yêu cầu đối với chứng chỉ hoàn thành các khóa học đó. Do đó, bạn có thể chọn bất kỳ chương trình đào tạo nào dành cho thư ký từ một danh sách khổng lồ các đề xuất từ ​​các trung tâm đào tạo công và tư.

Mặc dù nhân viên đánh máy thư ký không yêu cầu nền tảng giáo dục nghiêm túc và kiến ​​thức học thuật, nhưng cô ấy cần một bộ kỹ năng thực tế lớn:

• trình độ tin học tự tin, hiểu biết về chương trình văn phòng, khả năng làm việc với các thiết bị văn phòng, trình độ tin học, tốc độ đánh máy nhanh;
• khả năng làm việc với tài liệu trong khuôn khổ thẩm quyền của họ - biết các quy tắc để tạo ra các tài liệu tiêu chuẩn, thư dịch vụ, các quy tắc sắp xếp và đăng ký thư từ và các tài liệu khác;
• phát triển kỹ năng giao tiếp, khả năng xây dựng mối quan hệ với đối tác, khách hàng, nhân viên, kiến ​​thức về đạo đức và nghi thức giao tiếp trong kinh doanh, các quy tắc làm việc với dữ liệu bí mật và độc quyền;
• kiến thức về các quy định quản lý công việc.

Một chuyên gia không chỉ phải có kỹ năng chuyên môn mà còn phải có những phẩm chất cá nhân nhất định: Tự tin, lịch thiệp, ổn định về tình cảm, có khả năng nhanh chóng điều hướng tình hình, giải quyết mâu thuẫn, làm việc đa nhiệm và làm việc theo thói quen, có tính tự tổ chức cao, chu đáo, trách nhiệm.

Trước đây, thư ký đánh máy làm việc trong các phòng máy. Ngày nay, công việc của chuyên gia này đang được yêu cầu nhiều nhất trong các tổ chức sau:

• trong cấu trúc nhà nước, hành chính;
• trong các cơ sở giáo dục (trường học, cao đẳng, đại học);
• trong các công ty luật, luật sư tư nhân, công chứng viên;
• trong kho lưu trữ.

Ngoài ra, một vị trí tuyển dụng có thể được mở trong bất kỳ tổ chức nào khác. Đồng thời, trong các công ty tư nhân, vị trí có thể được gọi không chỉ là thư ký-đánh máy, mà còn có thư ký-quản trị viên, thư ký tại quầy lễ tân, thư ký.