Đạo đức và các quy tắc cơ bản trong giao tiếp kinh doanh

Giao tiếp trong kinh doanh là cách thức giao tiếp giữa con người với nhau trong quá trình thực hiện các hoạt động kinh doanh hoặc thực hiện nhiệm vụ công việc. Có nghĩa là, đây là một loại giao tiếp gắn liền với quá trình sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp bất kỳ dịch vụ nào và không gắn với quan hệ cá nhân hoặc xã hội giữa con người với nhau.

Giao tiếp văn minh trong kinh doanh dựa trên việc những người tham gia tuân theo các quy tắc và chuẩn mực bất thành văn nhất định góp phần đạt được các mục tiêu do các bên đặt ra và duy trì mối quan hệ kinh doanh tốt đẹp giữa họ, cần thiết cho sự tương tác cùng có lợi hơn nữa.

Sự khác biệt chính giữa các quan hệ kinh doanh và bất kỳ quan hệ kinh doanh nào khác là các quy định của chúng. Điều này có nghĩa là sự hiện diện của những ranh giới nhất định trong các mối quan hệ, được xác định bởi truyền thống văn hóa, các nguyên tắc đạo đức phổ quát của con người và các yêu cầu của đạo đức nghề nghiệp.

Đạo đức giao tiếp kinh doanh là một trong những bộ phận cấu thành của đạo đức chung, có tất cả các đặc điểm của đạo đức sau. Theo nghĩa chung, khái niệm này có thể được xem như một loại danh mục các tư tưởng về đạo đức, các chuẩn mực và quy tắc của nó, được hướng dẫn bởi những người có quan hệ với nhau trong quá trình hoạt động sản xuất.

Các nguyên tắc cơ bản của đạo đức kinh doanh là:

• thu được lợi ích bằng số lượng người tham gia tối đa trong quan hệ kinh doanh;
• đảm bảo quyền truy cập như nhau cho tất cả các bên tham gia quan hệ đối với chủ thể của quan hệ kinh doanh.

Trong giao tiếp kinh doanh, luôn có sự mâu thuẫn rất gay gắt giữa các chuẩn mực đạo đức và bản chất của hoạt động kinh doanh mà các nhà kinh doanh giải quyết theo những cách khác nhau. Trong mọi trường hợp, quyết định này nằm ở một trong những vị trí chính:

• Bản chất của quan điểm thực dụng hay nguyên tắc của chủ nghĩa vị lợi là đạo đức và kinh doanh là những khái niệm không tương thích. Điều chính là đạt được các chỉ số lợi nhuận tối đa bằng mọi cách. Các doanh nhân tuân theo quan điểm này cố gắng tránh nói về đạo đức, nghĩa vụ xã hội và các tiêu chuẩn đạo đức.
• Vị thế văn minh hay nguyên tắc mệnh lệnh đạo đức dựa trên thực tế rằng chính đạo đức có thể giúp tối đa hóa lợi nhuận, mở rộng hoặc củng cố các mối quan hệ kinh doanh, giới thiệu và củng cố các quy tắc ứng xử đạo đức trong toàn xã hội, điều này không thể không góp phần vào hơn nữa sự thịnh vượng của doanh nghiệp.

Đạo đức kinh doanh ngày nay sử dụng kiến ​​thức từ nhiều lĩnh vực khác nhau (đạo đức học, tâm lý học, khoa học tổ chức lao động).

Có một số nhiệm vụ chính của nghi thức:

• Sự hiện diện của một số chuẩn mực ứng xử đã được thiết lập và sự cần thiết phải tuân thủ chúng giúp đơn giản hóa thủ tục giao tiếp với cả các tổ chức khác và trong tập thể làm việc, vì nó nhanh hơn và dễ dàng hơn nhiều để làm việc theo các mô hình được chấp nhận chung. Trong khi quan sát các nghi thức kinh doanh, những người tham gia giao tiếp có ý tưởng rõ ràng về những gì họ mong đợi ở nhau.
• Phép xã giao góp phần duy trì các mối quan hệ bình thường với các đại diện của môi trường bên ngoài của tổ chức, cũng như tạo ra một môi trường làm việc trong nhóm.
• Nó cũng duy trì sự thoải mái về mặt đạo đức của mỗi người tham gia giao tiếp. Trong cuộc sống của con người, sự ổn định về tinh thần thường quan trọng hơn sự thoải mái về thể chất. Sự tồn tại của các quy tắc của các mối quan hệ nghề nghiệp góp phần vào việc nhận được sự hài lòng trong công việc của một người.

Các nguyên tắc cơ bản của nghi thức kinh doanh dựa trên thực tế là khi đưa ra quyết định, người ta phải làm sao cho các giới hạn của hành động được kết hợp với các giá trị đạo đức của những người tham gia giao tiếp khác và có thể được điều phối với lợi ích của họ. Đồng thời, sự phối hợp cần có một mục tiêu hợp lý về mặt đạo đức, để đạt được mục tiêu chỉ nên sử dụng các công cụ phù hợp về mặt đạo đức.

Có một số nguyên tắc cơ bản:

• Giữa các cá nhân. Bất kỳ giao tiếp nào, kể cả kinh doanh, đều diễn ra giữa những người có đặc điểm cá nhân của họ. Và mặc dù thực tế là giao tiếp giữa họ có định hướng chuyên nghiệp, mối quan hệ giữa các cá nhân vẫn sẽ ảnh hưởng đến quá trình tương tác.
• Liên tục. Bản chất của nguyên tắc này nằm ở việc những người tham gia giao tiếp bắt đầu tiếp xúc thường xuyên, nếu họ thấy mình trong tầm nhìn của nhau. Xuất phát từ thực tế là mọi người giao tiếp bằng cả lời nói và phương tiện không lời, họ liên tục chia sẻ thông tin nhất định với nhau, mà mỗi người tham gia giao tiếp đưa ra ý nghĩa riêng và rút ra kết luận của riêng mình.
• Có mục đích. Bất kỳ tương tác nào cũng có một mục tiêu cụ thể hoặc một số mục tiêu. Tuy nhiên, chúng có thể rõ ràng hoặc ẩn ý. Khi nói chuyện với khán giả, người nói có một mục tiêu rõ ràng là truyền đạt một số tài liệu nhất định cho khán giả và một mục tiêu ngầm - ví dụ, để chứng minh cho khán giả thấy sự thông minh và tài hùng biện vượt trội của mình.
• Tính đa chiều. Nguyên tắc này cho rằng trong quan hệ kinh doanh không chỉ có sự trao đổi thông tin mà còn phải điều chỉnh mối quan hệ giữa các bên. Có nghĩa là, trong tương tác nghề nghiệp, những người tham gia truyền cho nhau thái độ tình cảm của họ, đóng vai trò điều chỉnh các mối quan hệ kinh doanh của họ.

Căn cứ vào các nhiệm vụ và nguyên tắc đạo đức kinh doanh nêu trên, có thể xây dựng các quy tắc đạo đức nghề nghiệp cần thiết như nhau đối với những người lao động bình thường trong tổ, cũng như của người quản lý hoặc chủ doanh nghiệp.

Chúng là một trong những công cụ quan trọng để thành công trong một nghề hoặc kinh doanh:

• Tính chính xác và đúng giờ. Là một phần của mối quan hệ nghề nghiệp hoặc thương mại, bạn nên cố gắng không bao giờ đi làm muộn, đi họp hoặc họp kinh doanh. Rốt cuộc, mức độ tôn trọng và tin tưởng đối với một người luôn chờ đợi và đồng thời lãng phí thời gian của người khác đang giảm nhanh chóng. Phẩm chất như vậy của người khác nói lên sự không thích ứng được với nhịp sống hiện đại, không đáng tin cậy. Điều quan trọng nữa là quý trọng thời gian của người khác và không dành nó cho những cuộc trò chuyện không cần thiết mà không được sự cho phép của họ.
• Tổ chức không gian làm việc hiệu quả... Một nơi làm việc có thể nói lên nhiều điều về chủ nhân của nó. Rõ ràng là nếu nó được giữ trật tự, điều tương tự có thể được nói về suy nghĩ của một người. Ngoài ra, nó giúp tiết kiệm đáng kể thời gian làm việc. Rốt cuộc, có thể mất rất nhiều thời gian để tìm tài liệu cần thiết trên màn hình ngổn ngang giấy tờ.
• Giao tiếp lịch sự và tôn trọng người khác... Trong các mối quan hệ kinh doanh, điều quan trọng là phải tôn trọng và cố gắng hiểu người đối thoại, để có thể đặt mình vào vị trí của họ và nhìn sự việc bằng con mắt của họ. Sự xúc phạm và sỉ nhục trong lĩnh vực chuyên môn là không thể chấp nhận được, cũng như la hét, biểu hiện "mạnh mẽ" và thô lỗ. Bạn cần có khả năng hành động không chỉ vì lợi ích của riêng bạn. Đồng thời, bạn không nên thể hiện lòng vị tha quá mức. Loại hành vi này có thể cho thấy sự mềm yếu quá mức.

• Ngoại hình phù hợp với hoàn cảnh. Bạn nên luôn nhớ rằng ngoại hình là một phần quan trọng trong giao tiếp kinh doanh. Điều chính trong hình ảnh không phải là sự hiện diện của các thuộc tính đắt tiền, mà là sự ngăn nắp và gọn gàng. Nếu một kiểu trang phục nhất định được áp dụng trong văn phòng, tốt hơn hết bạn nên tuân thủ nó để không gây ra thái độ tiêu cực đối với bản thân từ cả cấp quản lý và đồng nghiệp.
• Thái độ làm việc... Nếu một nhân viên tập trung vào kết quả, thì điều này có ảnh hưởng tích cực đến cả sự nghiệp của anh ta và hiệu quả của công ty. Thái độ “bất cẩn” không bao giờ đáng tin. Với những nhân viên như vậy, công ty khó có thể hy vọng đạt được mục tiêu của mình.
• Các cử chỉ hạn chế. Đừng quên về không gian cá nhân của bạn. Nghi thức kinh doanh không chấp nhận sự tiếp xúc xúc giác giữa những người tham gia giao tiếp. Không được phép hôn và chạm vào nhau. Điều duy nhất có thể diễn ra là một cái bắt tay. Cũng nên giảm thiểu các cử chỉ và nét mặt khác nhau, bởi vì chúng có thể dễ dàng xác định được ý đồ hoặc sự không chắc chắn. Lưng phải được giữ thẳng, ánh nhìn phải chắc chắn và các động tác phải rõ ràng.

• Nội quy cho tất cả mọi người. Các nghi thức kinh doanh là như nhau cho tất cả mọi người, cả nam và nữ. Một nữ doanh nhân cũng có thể bắt tay với người đối thoại của mình. Đồng thời, cô ấy không thể tán tỉnh, ném những ánh nhìn không rõ ràng hoặc giả vờ như vậy.Không nên công khai các đặc điểm về tính cách của người tham gia vào mối quan hệ kinh doanh. Rigor và kiềm chế là những quy tắc cơ bản cần tuân thủ trong môi trường làm việc.
• Sự tuân thủ của hệ thống phân cấp... Trong giao tiếp kinh doanh, không phải giới tính được đặt lên hàng đầu mà là nguyên tắc về thứ bậc. Có nghĩa là, địa vị của một nhân viên được xác định bởi vị trí của anh ta trên nấc thang sự nghiệp. Tuân thủ cấp dưới là một trong những quy tắc quan trọng nhất trong quan hệ kinh doanh.
• Mối quan hệ trong nhóm... Việc đạt được các mục tiêu do công ty đề ra là điều không thể nếu không có một đội ngũ làm việc hiệu quả. Một nhóm tốt được xây dựng dựa trên sự tương tác đúng đắn giữa các thành viên (mối quan hệ bình đẳng, không có "người yêu thích" và "nạn nhân", không thể chấp nhận các mối quan hệ cá nhân).

• Bảo mật... Nhân viên cần có khả năng giữ bí mật thông tin, bí mật chính thức, không lan truyền về tình hình công việc trong công ty, giám sát việc bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• Giọng điệu kinh doanh trong thư... Trong thư từ được gửi thay mặt cho công ty, hoặc để phản hồi lại bất kỳ tài liệu nào, bạn phải tuân thủ các quy tắc về thư từ kinh doanh.

Trong một xã hội truyền thống liên quan đến các giá trị và chuẩn mực của nghi thức kinh doanh trong tổ chức có một số kiểu hành vi của con người:

• "Có kỷ luật" - một nhân viên cống hiến cho tổ chức, người hoàn toàn chấp nhận các chuẩn mực hành vi được chấp nhận trong tổ chức và cư xử theo cách sao cho không tạo ra xung đột lợi ích (của chính anh ta và công ty).
• "Thích ứng" - một nhân viên cư xử phù hợp với các chuẩn mực được chấp nhận chung trong công ty, nhưng không chấp nhận các giá trị của nó. Mặc dù thực tế là một nhân viên như vậy tuân theo các quy tắc, anh ta không thể được gọi là trung thành và trung thành với công ty. Trong điều kiện khắc nghiệt đối với anh ta, anh ta có thể thực hiện một hành động đi ngược lại các giá trị của công ty.
• "Nguyên bản" - một kiểu nhân viên chia sẻ các giá trị của công ty, nhưng các chuẩn mực hành vi được thiết lập trong đó là không thể chấp nhận được đối với anh ta. Về vấn đề này, một người như vậy có thể có xung đột với quản lý và đồng nghiệp. Sự thích nghi thành công của một nhân viên như vậy chỉ có thể thực hiện được nếu công ty, như một trường hợp ngoại lệ, cho phép anh ta không tuân theo các quy tắc chung.
• "Nổi loạn" - một nhân viên mà cả giá trị và quy tắc được thiết lập trong tổ chức đều xa lạ. Bất chấp những lời cảnh báo, anh ta phá bỏ các rào cản và liên tục xung đột với những người khác ở tất cả các cấp của hệ thống phân cấp. Anh ta nhìn nhận một cách tiêu cực sự cần thiết phải tuân theo những khuôn mẫu nhất định. Lý do cho điều này có thể là do sự miễn cưỡng trong việc hiểu tầm quan trọng của các chuẩn mực và giá trị của công ty, đồng thời thiếu các kỹ năng cần thiết cho việc này.

Tính đặc thù của giao tiếp, được điều kiện bởi nhiệm vụ chuyên môn hoặc nhu cầu kinh doanh, phụ thuộc vào cấp độ mà nó xảy ra ở cấp độ nào hoặc giữa các cấp độ của hệ thống phân cấp quản lý. Chúng ta hãy xem xét từng loại tương tác riêng biệt.

Nội dung chính của các quy tắc đạo đức trong giao tiếp giữa cấp dưới và lãnh đạo được rút gọn thành một số điểm nổi bật:

• Cấp dưới bằng cách cư xử của mình nên góp phần duy trì không khí tâm lý thoải mái trong đội và giúp sếp trong việc này.
• Việc cấp dưới cố gắng lãnh đạo sếp sẽ bị coi là biểu hiện của việc không tuân thủ nguyên tắc thứ bậc và thiếu tôn trọng. Cấp dưới có quyền bày tỏ ý kiến ​​của mình với người quản lý, nhưng dưới hình thức chính xác và có tính đến vị trí của mình.
• Không được phép có giọng điệu phân biệt đối xử khi giao tiếp với ban giám đốc.
• Liên hệ với một người giám sát được coi là không thể chấp nhận được.

Đặc điểm của phạm trù quan hệ theo chiều dọc từ trên xuống được xác định bởi quy tắc: bạn cần xây dựng mối quan hệ với cấp dưới theo cách bạn muốn quan hệ với người lãnh đạo.

Người lãnh đạo phải:

• nỗ lực tạo ra một tập thể gắn kết, cùng phấn đấu để đạt được mục tiêu chung;
• tìm hiểu nguyên nhân của những khó khăn nảy sinh trong quá trình hoạt động nghiệp vụ;
• thu hút sự chú ý của cấp dưới đối với các mệnh lệnh của cấp quản lý mà họ chưa thực hiện;
• đánh giá cao công lao của cấp dưới;
• tin tưởng cấp dưới của bạn;
• thừa nhận những sai lầm của bạn;
• đối xử bình đẳng với tất cả nhân viên.

Người quản lý không thể:

• phê bình nhân cách của nhân viên;
• đưa ra nhận xét trước những cấp dưới khác;
• cho nhân viên thấy rằng người quản lý không kiểm soát được tình hình.

Bản chất của các quy tắc xã giao liên quan đến chiều hướng của mối quan hệ theo chiều ngang nằm ở việc tuân thủ nguyên tắc đồng cảm, nghĩa là thể hiện bản thân trong vai trò của đồng nghiệp.

Một số ví dụ về phép xã giao ở cấp độ nhân viên là:

• gọi đồng nghiệp bằng tên, bởi vì con đường xây dựng tình bạn nằm thông qua tên của người đó;
• tươi cười và thân thiện với đồng nghiệp;
• cố gắng lắng nghe đồng nghiệp, không chỉ bản thân bạn;
• đối xử với mỗi nhân viên như một con người;
• đối xử công bằng với đồng nghiệp nhất có thể;
• cố gắng chia sẻ trách nhiệm khi thực hiện nhiệm vụ chung;
• không hứa hẹn viển vông.

Bạn sẽ học nhiều hơn nữa về các kỹ năng giao tiếp kinh doanh quan trọng nhất trong video sau đây.