Các kiểu trò chuyện kinh doanh

Bạn cần biết cách tiến hành một cuộc trò chuyện kinh doanh đúng cách. Nó phải ngắn gọn và nhiều thông tin. Trong một cuộc trò chuyện kinh doanh, các vấn đề như hợp tác sâu hơn, việc làm và nhiều loại giao dịch chủ yếu được xem xét.

Trước hết, một cuộc trò chuyện kinh doanh là một cuộc tiếp xúc bằng miệng giữa một cặp người có ý định kết thúc, củng cố hoặc kết thúc mối quan hệ kinh doanh. Thứ hai, nó bao hàm sự giao tiếp bằng lời nói giữa những người đối thoại với nhau, những người có thẩm quyền giải quyết các vấn đề công việc, các vấn đề kinh doanh. Thứ ba, với sự trợ giúp của cuộc trò chuyện, kết quả đạt được nhanh chóng nhất.

Đàm thoại công việc là một loại giao tiếp bằng lời nói và không giống như các phương pháp giao tiếp khác, chẳng hạn như một cuộc họp, thư từ kinh doanh, điện thoại, nó có một số ưu điểm:

• Một cuộc trò chuyện kinh doanh cho phép bạn tập trung vào người đối thoại hoặc nhóm người tham gia vào nó, có nghĩa là nó được định hướng cá nhân.
• Giao tiếp trực tiếp diễn ra trong một môi trường thoải mái cho cả hai bên, điều này dẫn đến việc tìm kiếm giải pháp cho các vấn đề nhanh hơn.
• Ngoài ra, bầu không khí thoải mái tạo điều kiện thuận lợi hơn cho việc thiết lập các mối quan hệ cá nhân bền chặt, trong quá trình làm việc dẫn đến việc giao tiếp giữa các bên dễ dàng hơn.
• Một cơ hội tốt để tiếp cận đối tượng được xem xét một cách linh hoạt hơn.
• Giảm thời gian do người đối thoại phản ứng với các tuyên bố ngay lập tức, điều này góp phần vào việc đạt được mục tiêu đã đặt ra một cách nhanh chóng.
• Việc cá nhân thuyết phục người đối thoại về tính đúng đắn của bạn và tính hợp lệ của vị trí được yêu cầu sẽ dễ dàng hơn nhiều, điều này sẽ dẫn đến việc chấp nhận một đề nghị có lợi hơn cho bạn.
• Mức độ năng lực của người quản lý không ngừng phát triển do việc xem xét các nhận xét, đánh giá từ phía bên kia.

Các nhiệm vụ được thực hiện bằng cách thực hiện một cuộc trò chuyện rất đa dạng.

Một cuộc trò chuyện kinh doanh chứa một số chức năng cần thiết cho các cuộc đàm phán. Bao gồm các:

• người lao động trong một khu vực có thể thảo luận ngay lập tức các vấn đề cấp bách và tìm ra giải pháp cho chúng;
• ở cùng một phòng, các đối tác đang cùng nhau tìm kiếm các giải pháp, và các ý tưởng khác nhau cũng đang được xem xét để hướng tới mục tiêu;
• xác suất cao để kết thúc các giao dịch có lợi cho kinh doanh;
• các hoạt động kinh doanh hiện tại được điều phối, dẫn đến việc kiểm soát chất lượng các nhiệm vụ được thực hiện;
• liên hệ công việc dễ dàng duy trì ở mức độ thích hợp trong cuộc trò chuyện, hơn là trong quá trình trao đổi thư từ;
• có sự kích thích của người lao động thông qua các ý tưởng tạo động lực để tham gia tích cực vào hoạt động kinh doanh.

Các cuộc phỏng vấn kinh doanh có thể được thực hiện trong ba tình huống khác nhau: thuê một nhân viên mới, sa thải hoặc có một cuộc trò chuyện hướng dẫn về các vi phạm kỷ luật.

Một cuộc phỏng vấn xin việc được tổ chức dưới dạng Hỏi & Đáp, giống như thực hiện một cuộc phỏng vấn. Điều chính là để có được thông tin đáng tin cậy về nhân viên mới để xác định các phẩm chất nghề nghiệp của anh ta.

Các công việc chính của buổi phỏng vấn khi đi xin việc:

• tìm ra lý do tại sao một người đang tìm việc làm;
• xác định năng lực của mình trong lĩnh vực công việc được yêu cầu;
• để xác định điểm yếu và điểm mạnh của anh ta, các đặc điểm của nhân vật chính, có thể, các đặc điểm của tính khí;
• tìm hiểu về những thành tích mà nhân viên đó đã đạt được trong quá khứ;
• hỏi mức lương mà anh ta mong đợi;
• xác định những chỉ dẫn mà anh ta mong đợi từ các nhà chức trách;
• xác định loại sếp nào là tốt và hiệu quả đối với anh ta.

Cuộc trò chuyện khi một nhân viên bị sa thải khỏi công việc được chia thành hai loại: sa thải theo ý mình và ép buộc (do cắt giảm nhân viên, v.v.).

Khi thực hiện kiểu trò chuyện đầu tiên, cần phải:

1. Xác định lý do thực sự cho việc sa thải của nhân viên.
2. Xác định xem anh ta đã được thúc đẩy như thế nào, điều gì đã gây ra quyết định như vậy (có thể là, sự không hài lòng với quy trình sản xuất hoặc sự thiếu chú ý của người quản lý, oán giận đồng nghiệp).
3. Tìm ra những gì không phù hợp với anh ấy trong công việc và ngược lại. Giai đoạn thứ ba là cung cấp nhiều thông tin nhất.

Sự cần thiết của một cuộc trò chuyện như vậy nằm trong nhiệm vụ chính của các ông chủ - chăm sóc sửa chữa những sai lầm trong hoạt động quản lý và giám sát việc này ở mọi cấp độ sản xuất.

Đoạn hội thoại với một nhân viên sắp bị sa thải được gọi là "cuộc trò chuyện chia tay" trong văn học nước ngoài đặc biệt. Nó tiến hành theo cách khác:

1. Cuộc trò chuyện không bao giờ được lên lịch trước cuối tuần hoặc ngày lễ, vì điều này có thể làm hỏng tâm trạng và ảnh hưởng không chỉ đến bản thân nhân viên mà còn ảnh hưởng đến gia đình và những người thân yêu của anh ta.
2. Cuộc trò chuyện không được thực hiện tại nơi làm việc của nhân viên, cũng như trong phòng có nhiều người làm việc, điều này mang lại cảm xúc lớn cho cấp dưới, có thể dẫn đến những hậu quả nhất định.
3. Cuộc trò chuyện diễn ra trong 20 phút, bởi vì nhân viên, người đã nghe tin tức bất lợi, không có cảm xúc để lắng nghe những gì anh ta đang được nói và suy ngẫm về các sự kiện khác nhau mà người quản lý đang cố gắng truyền đạt, nhập vào tình huống.
4. Các sếp phải chính xác trong cách trình bày và chỉnh sửa, nếu không nhân viên có thể bị khuất phục bởi nghi ngờ về tính công bằng của lời nói, điều này sẽ dẫn đến tranh chấp và khiếu nại đối với các quyết định. Đặc biệt người xúc động có thể bật khóc ngay tại chỗ.

Theo thông lệ nước ngoài, có một "chương trình phục hồi chức năng" đặc biệt cho những người bị sa thải. Trên thực tế, các ông chủ đang tìm kiếm những vị trí tự do tại một doanh nghiệp khác để nhân viên, tuyệt vọng trong sức lực của mình, không bỏ cuộc. Người ta cũng tin rằng chương trình này hữu ích để duy trì mức độ quyền hạn của người bị sa thải trong mắt đồng nghiệp và hộ gia đình.

Đổi lại, các cuộc trò chuyện về kỷ luật diễn ra trong trường hợp vi phạm bất kỳ quy tắc nào. Họ yêu cầu sự đánh giá quan trọng về công việc của nhân viên từ phía sếp. Do đó, một cuộc trò chuyện như vậy đòi hỏi:

1. Người quản lý có nghĩa vụ thu thập tất cả các thông tin cần thiết về nhân viên và vị trí của người đó để tránh các tình huống sai sót. Mô tả đặc điểm của nhân viên phải càng chính xác và bao quát càng tốt.
2. Thông tin nên được cung cấp lần lượt, bởi vì một cuộc trò chuyện có cấu trúc tốt sẽ dẫn đến việc người cấp dưới hiểu rõ hơn vấn đề.
3. Có một quy tắc duy nhất: bạn không thể chỉ trích nhân cách của người vi phạm, chỉ chú ý đến nhiệm vụ hoàn thành không chính xác. Định nghĩa này nên luôn được áp dụng.

Một công cụ quan trọng là khả năng đặt câu hỏi. Bạn nên tuân thủ bộ quy tắc cơ bản để giao tiếp bằng lời nói hiệu quả:

• Cần thiết lập chính xác và rõ ràng liên hệ với người đối thoại đã cung cấp cho bạn để đạt được kết quả tốt và giảm thời gian giao tiếp không cần thiết.
• Cần phải tính đến loại công việc anh ta làm, xác định quyền hạn chính thức của anh ta, đặt câu hỏi về ranh giới của khu vực làm việc, để biết chính xác nhân viên đó phải chịu trách nhiệm gì.
• Kinh nghiệm sống và kinh nghiệm làm việc, cũng như những sở thích bên ngoài lĩnh vực công việc, quá trình suy nghĩ của anh ấy phải luôn được tính đến. Mỗi người là cá nhân, có nghĩa là ai cũng cần cách tiếp cận của riêng mình. Phương pháp của các cụm từ sáo rỗng sẽ không hoạt động ở đây, bạn luôn cần phải suy nghĩ.
• Người lao động phải được đối xử một cách tôn trọng, không chú ý đến những khiếm khuyết về giọng nói hoặc những khiếm khuyết bên ngoài của họ.
• Mục tiêu chính của một cuộc trò chuyện công việc là quá trình truyền tải thông tin, nó phải được tổ chức rõ ràng theo kế hoạch, không ngại đưa ra ý kiến ​​của bạn, bác bỏ lập luận của người đối thoại, lựa chọn lập luận chính xác, xây dựng chính xác các tuyên bố của bạn, và không đổ nước. Hãy nhớ rằng, một quyết định luôn đi sau một cuộc thảo luận.

• Nếu bạn cố gắng hiểu rõ hơn bản chất của vấn đề nảy sinh, thì bạn có thể tránh những cuộc trò chuyện dài dòng và không cần thiết "vòng vo", điều này sẽ giúp bạn ảnh hưởng mạnh mẽ hơn đến cá nhân hoặc nhóm người tham gia vào cuộc trò chuyện kinh doanh.
• Việc trình bày và xây dựng vấn đề một cách chính xác sẽ đưa bạn đến những đánh giá có thể kích thích người đối thoại bày tỏ thái độ với vấn đề hoặc thúc đẩy họ tìm kiếm giải pháp, giải phóng và buộc họ phải đưa ra ý tưởng. Sự phân loại phải rõ ràng.
• Việc tổ chức đối thoại đúng cách sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về đối phương, giúp bạn tránh được những bế tắc hay những tình huống có thể khiến bạn tức giận, cáu gắt, khó chịu. Nó sẽ giúp duy trì bầu không khí tốt nhất của cuộc trò chuyện và để lại ấn tượng dễ chịu sau đó.

Rõ ràng là các quy tắc chuẩn bị cho một cuộc trò chuyện có thể khác nhau và không ai trong số họ có thể được gọi là không thể sai lầm. Tất cả phụ thuộc vào tình hình đang phát triển. Tuy nhiên, sẽ rất hữu ích nếu chỉ ra các lựa chọn chuẩn bị sau:

• để bắt đầu, điều này bao gồm việc lập một kế hoạch phỏng vấn;
• sau đó thu thập và xử lý các tài liệu nhận được để tăng năng lực cho câu hỏi dẫn đầu;
• bạn luôn có quyền chỉnh sửa thông tin hiện có, vì những cuộc trò chuyện kinh doanh này được tạo ra.

Lựa chọn địa điểm thích hợp cho cuộc phỏng vấn chắc chắn có thể ảnh hưởng đến kết quả của cuộc phỏng vấn. Có một số cách tiếp cận khác nhau tùy thuộc vào tình huống. Một người không phải là nhân viên của công ty bạn có thể được mời phỏng vấn bên ngoài tòa nhà văn phòng.

Một ví dụ khác: cuộc họp trong văn phòng của người phỏng vấn, đây thường được gọi là phòng đặc biệt. Nó phải được trang bị mọi thứ bạn cần. Môi trường xung quanh bạn và người đối thoại của bạn nên càng thoải mái càng tốt, yếu tố chính là sự bình tĩnh.

Ngắt kết nối tất cả điện thoại. Cảnh báo cho đồng nghiệp, thư ký của bạn về một cuộc họp dự định, bởi vì người lạ, những cuộc điện thoại không cần thiết chỉ đơn giản là gây phiền nhiễu, điều này có thể cản trở việc hoàn thành nhiệm vụ đặt ra, đơn giản là cản trở tiến trình.

Có một số quy tắc "mặc định" tuy tinh vi, nhưng có thể ảnh hưởng đáng kể đến kết quả của một cuộc trò chuyện kinh doanh. Các kỹ thuật được sử dụng thường dẫn đến kết quả tích cực. Cần áp dụng các mô hình cơ bản về hành vi của đối tác trong cuộc trò chuyện. Các Nguyên tắc Kinh doanh Cấu trúc cũng sẽ giúp bạn tiến lên các nấc thang của công ty.

Không nhất thiết phải gặp gỡ nhân viên tại nơi làm việc. Nơi gặp gỡ có thể là một nhà hàng, một quán cà phê, một câu lạc bộ và thậm chí là một ngôi nhà. Mục tiêu phải được theo đuổi là sự thoải mái. Đó là sự thoải mái giúp đạt được kết quả tốt nhất. Nhưng bạn cũng không nên quá lôi cuốn, nếu tình huống có vẻ giống như "thân mật", điều này có thể dẫn đến kết quả ngược lại.

Thời điểm mà bạn quyết định có một cuộc trò chuyện kinh doanh là một điểm rất quan trọng. Chỉ cần sau khi suy nghĩ về điểm này, bạn nên đặt một cuộc hẹn. Nó sẽ giúp bạn và chơi có lợi cho bạn, tất nhiên nếu bạn muốn chuyển thế chủ động cho bên mình, và bản thân tình hình sẽ dễ dàng kiểm soát hơn.

Sau khi đã quyết định địa điểm và thời gian, bạn cần đặt ra cho mình những mục tiêu nhất định mà bạn sẽ đến hoặc muốn đạt được, sau đó phát triển một chiến lược mà bạn sẽ tuân theo cho việc này, rồi hình thành cấu trúc của cuộc trò chuyện. Điều quan trọng là phải xem xét vị trí của những người tham gia. Công nghệ chính là bạn phải nhìn người đối thoại trực tiếp và ngang hàng.

Sự thật góp phần vào sự thành công của một cuộc trò chuyện kinh doanh. Trước hết, điều này phải bao gồm tính chuyên nghiệp, Xét cho cùng, chính năng lực trong lĩnh vực đã chọn và tầm nhìn rõ ràng về vấn đề sẽ giúp bạn tha thứ và nhanh chóng đối phó với công việc cũng như đạt được mục tiêu cần thiết.

• Việc thường xuyên tập trung vào kết quả sẽ là lợi thế của bạn, chỉ có việc theo đuổi trực tiếp mục tiêu mới dẫn đến thành quả của nó, sẽ không có gì thay đổi nếu bạn tiếp tục nằm dài trên ghế sa lông.
• Nhịp điệu, cần vạch rõ nhiệm vụ, mục tiêu để thực hiện theo kế hoạch một cách rõ ràng.
• Sự bão hòa của lý lẽ sẽ tạo ra ấn tượng rằng bạn là người quan tâm nhất, và bạn sẽ nhận được những "chiếc bánh".
• Nhưng đừng quên khuôn khổ để truyền đạt thông tin, mặc dù một chút hài hước vẫn sẽ thích hợp.
• Đừng sợ nếu cuộc trò chuyện không diễn ra suôn sẻ ngay lập tức, thường thì lý do thất bại không chỉ nằm ở bạn mà còn do tâm trạng của người đối thoại.
• Cách bạn trình bày thông tin là rất quan trọng. Bạn luôn cần phải chọn những từ phù hợp. Các lập luận phải mạnh mẽ. Tâm trạng là tốt bụng. Có sự tự tin trong giọng nói.

• Nên tránh tranh luận và căng thẳng không cần thiết trong cuộc trò chuyện. Để bắt đầu, hãy bình tĩnh đánh giá tình hình, cố gắng hướng cuộc trò chuyện đi đúng hướng với sự trợ giúp của các câu hỏi làm sáng tỏ. Bạn không nên thể hiện sự nghi ngờ bản thân hoặc sự thiếu tự vệ nhân danh mục tiêu - để thuyết phục hoặc quá khích người đối thoại.
• Những phán đoán mang tính phân loại không kiềm chế sẽ phá hỏng bản chất của cuộc trò chuyện, điều này không nên quên. Mọi người thường không thể đồng ý, bởi vì "bao nhiêu người - quá nhiều ý kiến." Tìm một sự thỏa hiệp, đây luôn là cách tốt nhất để đối phó với những câu hỏi và vấn đề bất thường.
• Nếu bạn phải trả lời những ý kiến ​​phản đối đã nêu ra, trước tiên hãy cố gắng giành thời gian và cho phép người đối thoại trả lời độc lập các câu hỏi của họ, và có thể bác bỏ chúng.
• Đối với vấn đề này, bác bỏ vấn đề gián tiếp là phù hợp, nghe một số ý kiến ​​phản bác, để nắm được ý chính, cần tiếp tục nói với giọng điệu bình tĩnh, từ ngữ nên nhẹ nhàng nếu câu trả lời không chờ đợi;
• những thành kiến ​​và phán xét cá nhân sẽ không giúp ích gì cho bạn;

• không nên vội vàng kết luận, bởi vì có sự khác biệt giữa thực tế và ý kiến;
• trong trường hợp người đối thoại đang cố gắng "chọc tức" bạn bằng sự tự phụ và cố gắng tranh luận, bạn nên ở tư thế "chờ đợi" và đợi cho đến khi bản thân anh ta đi vào ngõ cụt;
• Đừng quên: quyết định luôn phải tuân theo cuộc thảo luận, nếu không, người đối thoại có thể chỉ trích bạn, hoặc đồng ý với mọi thứ sẽ không dẫn đến một kết quả tốt.

Một cuộc trò chuyện có cấu trúc phù hợp là trợ thủ trung thành của bạn. Để làm được điều này, bạn cần phải chuẩn bị trước cho cuộc trò chuyện, đặt địa điểm và thời gian của cuộc gặp, chuẩn bị đầu vào chính xác để tiếp xúc với người đối thoại, xây dựng chính xác phát biểu vấn đề, chọn lập luận chính xác hoặc bác bỏ lập luận của người đối thoại, phân tích các phương án thoát thay thế, lựa chọn giải pháp tối ưu, thỏa thuận sửa chữa, chào tạm biệt một cách chính xác.

Vào cuối cuộc trò chuyện, bạn nên phân tích các chiến thuật giao tiếp của mình, cũng như kết quả của cuộc trò chuyện.

Việc thuê nhân viên đòi hỏi sự nỗ lực, kiến ​​thức và kinh nghiệm nhất định của người quản lý. Để biết sự phức tạp của việc thực hiện một cuộc trò chuyện kinh doanh tại một cuộc phỏng vấn, hãy xem bên dưới.