Phong cách giao tiếp kinh doanh

Giao tiếp theo phong cách kinh doanh hiện nay rất quan trọng đối với đại diện của bất kỳ chuyên ngành nào, vì thành công trong sự nghiệp phần lớn phụ thuộc vào giao tiếp hiệu quả. Phong cách kinh doanh đôi khi khác biệt đáng kể so với giao tiếp thông thường giữa các cá nhân và hơn nữa, tại các doanh nghiệp khác nhau và trong các lĩnh vực khác nhau, người ta có thể gặp phải những đặc thù giao tiếp của riêng họ, được chấp nhận trong một vòng nhất định. Tuy nhiên, các quy tắc chung của nghi thức kinh doanh là giống nhau cho tất cả mọi người.

Tại nơi làm việc, tất cả các cuộc giao tiếp đều nhằm giải quyết một số vấn đề nhất định - đây là điều phân biệt một cuộc trò chuyện kinh doanh với bất kỳ cuộc trò chuyện nào khác. Các mối liên hệ trong công việc được tiêu chuẩn hóa cao, vì vậy có rất ít chỗ cho sự sáng tạo trong loại giao tiếp này. Tuy nhiên, ngay cả trong các khuôn khổ nghiêm ngặt, bạn có thể và nên thể hiện cá tính của mình - điều này sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được liên lạc với những người mới, chiến thắng đối thủ và đạt được mục tiêu một cách hiệu quả. Điều quan trọng là phải tính đến các tính năng cụ thể vốn có trong nghi thức phát biểu của công ty.

Giao tiếp kinh doanh là theo chiều dọc và chiều ngang. Tùy chọn đầu tiên liên quan đến giao tiếp giữa sếp và cấp dưới - thường thì đây là một tùy chọn kinh doanh chính thức yêu cầu tuân thủ chuỗi mệnh lệnh. Kết nối theo chiều ngang liên quan đến liên hệ với đồng nghiệp: những cuộc trò chuyện như vậy có thể sáng tạo hơn, chúng thường yêu cầu tuân thủ ít quy tắc hơn.

Giao tiếp kinh doanh có thể diễn ra trong công ty hoặc liên quan đến giao tiếp với khách hàng, đối tác hoặc nhà đầu tư tiềm năng. Giao tiếp như vậy sẽ có chi tiết cụ thể của riêng nó. Đặc biệt, khi xây dựng các mối liên hệ bên ngoài, bạn nên hết sức cẩn thận và thích ứng với người đối thoại... Khi một người có thể hiểu được động cơ của đối tác trong quá trình giao tiếp, anh ta có thể hành động can đảm hơn, ví dụ, sử dụng khéo léo các thao tác hoặc đưa các yếu tố của giao tiếp giữa các cá nhân vào cuộc trò chuyện.

Trong một cuộc trò chuyện kinh doanh, điều quan trọng là phải tính đến các chi tiết cụ thể của các hoạt động nghề nghiệp. Nếu một người làm việc trong ngân hàng hoặc công ty luật, các tiêu chuẩn được chấp nhận để tương tác với đồng nghiệp và sếp sẽ càng nghiêm ngặt và trang trọng càng tốt. Nếu anh ấy hoạt động trong lĩnh vực nghệ thuật hoặc giải trí, thì sự linh hoạt trong phong cách là rất quan trọng - nó phải giống như một doanh nghiệp, nhưng không quá trang trọng. Có thể cần sử dụng khéo léo tiếng lóng và biệt ngữ chuyên nghiệp.

Không thể mô tả rõ ràng quá trình giao tiếp và phân loại tất cả các tình huống giao tiếp, đưa ra mô tả rõ ràng. Trong giao tiếp kinh doanh, dù được quy định chặt chẽ nhưng mỗi người tham gia đối thoại đều mang đến một điều gì đó của riêng mình. Sự tinh tế của giao tiếp như vậy phụ thuộc vào tính cách của người nói, tính khí, kinh nghiệm, mục tiêu và mục tiêu của họ. Các tình huống tại nơi làm việc cũng có thể phức tạp và trong khuôn khổ một cuộc đàm phán, một số vấn đề được giải quyết song song. Tuy nhiên, giao tiếp kinh doanh có thể được chia thành ba phong cách:

• Thao túng. Phong cách ngụ ý rằng người nói đặt ra chủ đề của cuộc đối thoại và đưa ra quyết định trong cuộc thảo luận một cách đơn phương. Trên thực tế, người nói sử dụng đối tác của mình để đạt được những mục tiêu nhất định trong quá trình đối thoại, thiết lập khuôn khổ cho cuộc trò chuyện và dẫn đến câu trả lời. Sự giao tiếp như vậy trước hết là điển hình cho quá trình đào tạo của doanh nghiệp. Ngoài ra, phong cách thao túng có thể được sử dụng để thực hiện quyền kiểm soát. Cuối cùng, trong quá trình đàm phán, chính phong cách này cho phép kiên trì thuyết phục đối phương.

• Nghi thức phong cách giao tiếp phục vụ để duy trì một hình ảnh nhất định. Phong cách này thường là trung đoàn nhất. Các nghi thức của họ có thể trong khuôn khổ của một công ty, chi nhánh và cũng giống nhau đối với tất cả những người kinh doanh. Phong cách này bao gồm giao tiếp hàng ngày của sếp với cấp dưới, thảo luận về các vấn đề của tổ chức, duy trì liên hệ công việc với đối tác.
• Nhân văn phong cách ngụ ý sự quan tâm lẫn nhau của những người tham gia trong một tình huống giao tiếp vì một mục đích chung. Điều này ngụ ý sự tương trợ, giúp đỡ và hỗ trợ mà mọi người dành cho nhau. Các phẩm chất cá nhân của đối tác không được đánh giá từ quan điểm tốt hay xấu, mà chỉ đơn giản là được tính đến. Phong cách này phù hợp để giải quyết các vấn đề công việc hiện tại trong môi trường bình đẳng giữa các đồng nghiệp với các chuyên môn khác nhau.

Mỗi phong cách giao tiếp kinh doanh có thể có trọng tâm riêng. Phương hướng giao tiếp nên được hiểu là thái độ của người này với người khác, dựa trên yêu cầu của một tình huống cụ thể, hệ thống niềm tin và kinh nghiệm của người nói, và nó được thể hiện trong việc lựa chọn phương tiện giao tiếp. Các trọng tâm khác nhau có thể phù hợp hoặc không phù hợp trong các tình huống giao tiếp khác nhau.

Nếu một người muốn xây dựng một cuộc đối thoại mang tính xây dựng, thì điều rất quan trọng là có thể giao tiếp theo các hướng khác nhau - điều đó phụ thuộc vào mục tiêu và hành vi của người đối thoại:

• Tiêu điểm hội thoại Là trọng tâm về tôn trọng lẫn nhau, hợp tác và đối thoại bình đẳng. Đó là đặc trưng của phong cách giao tiếp nhân văn trong kinh doanh: cởi mở, tự do ngôn luận và nỗ lực hiểu biết lẫn nhau có thể trở thành cơ sở để hợp tác và phát triển thành công trên cơ sở bình đẳng.
• Tập trung độc tài thể hiện ở sự chi phối rõ ràng của một trong các đối tác trong giao tiếp. Tùy chọn này có thể thích hợp cho một phong cách thao túng.

• Tập trung vào thao tác - đây là mong muốn có được lợi ích của riêng bạn từ tình huống giao tiếp. Đặc trưng nhất của phong cách thao túng. Tuy nhiên, các tình huống trong phong cách này có thể rất khác nhau: học tập ngụ ý thao túng trực tiếp và đàm phán cứng rắn ngụ ý thao túng bí mật. Hai tình huống này đòi hỏi các kỹ năng giao tiếp khác nhau.
• Định hướng trung tâm - đây là sự định hướng đối với người đối thoại trong quá trình giao tiếp, mong muốn hiểu anh ta và thỏa mãn nhu cầu của anh ta. Trọng tâm này hoạt động tốt trong quá trình giao tiếp với các nhà đầu tư, đối tác và khách hàng. Đồng thời, nó có thể được quan sát trong một phong cách nhân văn, và đôi khi theo một phong cách nghi lễ.

• Định hướng phù hợp - đây là định hướng phục tùng trong quá trình giao tiếp, từ chối phản tác dụng, phản ứng giao tiếp. Nó sẽ phù hợp trong những tình huống nhất định trong khuôn khổ của phong cách lễ nghi, và cách tiếp cận này cũng là điển hình cho giao tiếp theo phong cách thao túng, khi một trong những đối tác chiếm ưu thế trong giao tiếp và đối tác kia điều chỉnh. Ví dụ, điều này xảy ra khi giảng dạy.
• Chỉ thị không phân biệt đặc trưng thường xuyên nhất của giao tiếp nghi lễ. Thực chất của các vấn đề đặt ra trong giao tiếp bị bỏ qua trong trường hợp này, đối thoại hoàn toàn rập khuôn. Trọng tâm này có thể phù hợp với phong cách thao túng. Ví dụ, trong quá trình đàm phán, giao tiếp thờ ơ là một trong những mẫu hành vi chính.

Hiện nay có rất nhiều khóa đào tạo về giao tiếp trong kinh doanh, trong đó cung cấp các ví dụ về các cuộc đối thoại và phân tích chi tiết của chúng. Tuy nhiên, tốt nhất là bạn nên học bằng cách làm bằng cách giao tiếp thực tế trong các thể loại giao tiếp kinh doanh khác nhau. Các thể loại bao gồm đàm phán, phỏng vấn, họp, đàm thoại kinh doanh, điện thoại. Thể loại tình cảm và sáng tạo bao gồm các tình huống giao tiếp ở ngã ba giữa giao tiếp kinh doanh và giao tiếp giữa các cá nhân.

Để lựa chọn chính xác phong cách và trọng tâm của giao tiếp kinh doanh, bạn cần chú ý đến một số sắc thái quan trọng:

• Trong văn hóa kinh doanh hiện đại, không có thói quen lạm dụng phong cách lôi kéo trong giao tiếp: nó thường không phù hợp. Hiện tại, ngay cả khi đào tạo nhân sự và học viên mới, một phong cách nhân văn thường được sử dụng - học viên cần được lắng nghe, đối thoại bình đẳng, phát huy phẩm chất cá nhân của mình và cho phép tự do ngôn luận, nếu có thể. Trong một quá trình đàm phán, một phong cách lôi kéo có thể phù hợp, nhưng không phải lúc nào cũng vậy. Thành công có thể được coi là nếu có thể giải quyết một vấn đề bằng cách sử dụng một phong cách nhân văn để tất cả các bên đều hài lòng với kết quả.
• Giao tiếp theo nghi thức không nên bỏ qua. Bất kỳ ai cũng nói theo phong cách này thường xuyên hơn họ nghĩ. Ngay cả những cuộc trò chuyện thông thường với đồng nghiệp cũng đề cập cụ thể đến phong cách lễ nghi. Nó cho phép bạn duy trì mối quan hệ tốt đẹp và bầu không khí thân thiện trong đội, ngay cả khi có bất kỳ xung đột nào.

• Phong cách nhân văn là hiệu quả nhất để giải quyết các vấn đề nhất định trong khuôn khổ của một nhóm. Tuy nhiên, khi giao tiếp theo phong cách này, sự đóng góp bình đẳng của tất cả những người tham gia đối thoại, hoạt động và sự quan tâm của họ là rất quan trọng. Nếu ai đó bắt đầu giao tiếp theo hướng lôi kéo, tuân thủ hoặc thờ ơ, thì việc giữ tình huống giao tiếp trong khuôn khổ của phong cách nhân văn sẽ trở nên khó khăn hơn.
• Không phải tất cả các tình huống công việc đều được tiêu chuẩn hóa hoàn toàn.... Thông thường, để thiết lập một cuộc đối thoại hiệu quả, điều rất quan trọng là phải cởi mở với người đối thoại, vì chính các yếu tố giao tiếp cá nhân trong doanh nghiệp thường giúp thiết lập mối liên hệ, thu phục người khác và đạt được các mục tiêu đã đặt ra.

Bạn sẽ tìm hiểu thêm về các phong cách giao tiếp kinh doanh tồn tại trong video sau.