Trợ lý thư ký là ai và anh ta làm gì?

Vị trí thư ký từ lâu đã được nhiều phụ nữ thèm muốn nhất. Trước đây, như một quy luật, thực tế không yêu cầu gì từ một nhân viên như vậy, ngoại trừ một ngoại hình hấp dẫn. Tuy nhiên, bây giờ mọi thứ đã thay đổi, đôi khi một nhân viên như vậy là một phần quan trọng của đội và phải sẵn sàng thực hiện nhiều chức năng. Kết quả là anh ấy thường rất bận rộn với công việc. Đọc về những trách nhiệm này là gì, những yêu cầu phải đáp ứng để nhận được một lời mời làm việc, hãy đọc trong bài viết này.

Nghề thư ký quay trở lại thời La Mã cổ đại. Các "thư ký" là thân tín của hoàng đế - những người có ảnh hưởng chính trị lớn. Nghề này đã bắt đầu khởi đầu mới trong Chiến tranh thế giới thứ nhất, nhưng nó đã có nghĩa là thực hiện các nhiệm vụ hoàn toàn khác. Cho đến nay, chỉ có tiếng vang của nghĩa gốc của "bí thư" là tồn tại trong các hình thức của các chức vụ như tổng thư ký và ngoại trưởng.

Ngày nay, nghề trợ lý thư ký đòi hỏi phải thực hiện các công việc liên quan đến tài liệu, tổ chức công việc văn phòng, quản lý thiết bị văn phòng và các chức năng khác. Kỹ năng giao tiếp và sự chú ý được coi là kỹ năng quan trọng đối với một trợ lý thư ký. Tiền tố "reference" có nghĩa là nhân viên sẽ trao đổi với sếp về các vấn đề công việc khác nhau. Rõ ràng là sự cạnh tranh giữa những người muốn đảm nhận vị trí này là rất cao, đặc biệt là ở các doanh nghiệp hoặc công ty lớn. Các kỹ năng cụ thể mà một thư ký phải có đôi khi có thể phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.Nói một cách đơn giản, trong một công ty tiếp thị công nghệ, thư ký sẽ cần biết những nội dung phức tạp của các cuộc đàm phán kinh doanh. Tuy nhiên, điều này hoàn toàn không cần thiết, đối với mỗi công ty, mọi thứ đều mang tính cá nhân.

Các công ty tuyển dụng lớn cho rằng vị trí này, cùng với vị trí lái xe và các công việc tương tự khác, đòi hỏi phải làm thêm giờ rất nhiều. Những người ở những vị trí này buộc phải điều chỉnh theo lịch trình của cấp trên và sẵn sàng làm việc gần như 24/7. Ngày nay, “thư ký ảo” đang trở nên phổ biến, thực hiện hầu hết các nhiệm vụ của một thư ký bình thường cho những công ty không có cơ hội thuê văn phòng hoặc đơn giản là không làm được do tiết kiệm chi phí. Riêng biệt, cần lưu ý tầm quan trọng của sự xuất hiện của thư ký. Thư ký nên ăn mặc theo phong cách doanh nhân, tránh trang điểm và làm tóc rực rỡ, lòe loẹt, không phù hợp.

Tài liệu này bao gồm tất cả các trách nhiệm liên quan đến các hoạt động của nhân viên. Ngoài ra, mô tả công việc chứa các quyền của nhân viên và mô tả các yêu cầu đối với anh ta. Tài liệu này chứa thông tin về người sẽ phải thay thế nhân viên trong thời gian anh ta vắng mặt. Cũng cần lưu ý rằng, nếu cần, bản mô tả công việc có thể được sửa đổi và thay đổi. Điều này có thể xảy ra trong các trường hợp sau.

• Thay đổi nhiệm vụ của thư ký-trợ lý.
• Sự xuất hiện của những thay đổi trong tài liệu của tổ chức.
• Sự xuất hiện của những thay đổi trong cấu trúc của tổ chức.

Dưới đây là những trách nhiệm chính của trợ lý thư ký.

• Thông thường, người ở vị trí này chịu trách nhiệm cung cấp đồ dùng văn phòng cho văn phòng. Anh ta cũng nên đặt hàng tạp hóa nếu cần thiết. Trách nhiệm trực tiếp của thư ký là đặt hàng một máy làm mát nước và theo dõi độ đầy của nó.
• Trợ lý thư ký phải nhận cuộc gọi cho người quản lý và làm cho họ “bị loại bỏ”.
• Anh ta cũng phải tổ chức các thủ tục tiếp khách.
• Người ở vị trí này báo cáo trực tiếp với Giám đốc điều hành của công ty. Vì vậy, hầu hết các nhiệm vụ được thực hiện sẽ liên quan đến yêu cầu và mệnh lệnh của anh ta.
• Danh sách trách nhiệm cũng bao gồm việc tiếp nhận và gửi thư từ đã nhận và gửi đi, chuẩn bị bất kỳ tài liệu cần thiết nào theo yêu cầu của tổng giám đốc, kiểm soát các tài liệu mà giám đốc cần ký.
• Thư ký cũng chuyển những thông tin cần thiết từ giám đốc cho nhân viên và ngược lại, gọi nhân viên đến giám đốc khi cần thiết.
• Nhân viên này cũng thường xuyên tương tác với bộ phận quản trị. Đôi khi anh ta có thể phối hợp với các nhân viên của bộ phận này về việc cung cấp vật tư và thiết bị văn phòng. Không giống như điểm đầu tiên được mô tả ở trên, điểm này không phải lúc nào cũng được ghi rõ trong bản mô tả công việc của trợ lý thư ký.
• Thư ký phải đặt vé máy bay và đặt phòng khách sạn trong trường hợp giám đốc hoặc các nhân viên khác đi công tác.
• Trong một số tổ chức, thư ký được yêu cầu thông báo cho quản lý và / hoặc các nhân viên khác về các lễ kỷ niệm sắp tới, sinh nhật của nhân viên và các ngày lễ. Đôi khi điều này được thực hiện bởi một chuyên gia nhân sự.
• Mỗi ngày thư ký phải chuẩn bị cho phòng giám đốc để bắt đầu một ngày mới - bật đèn, thiết bị văn phòng (máy in, máy tính,…), chuẩn bị các tài liệu cần thiết.

Trợ lý thư ký phải chịu trách nhiệm về dòng tài liệu và không có quyền tiết lộ thông tin bí mật. Một nhân viên như vậy chịu trách nhiệm về sự an toàn của các tài liệu và việc nộp chúng kịp thời cho các cơ quan chức năng. Thư ký phải chịu trách nhiệm về việc không hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc, tức là không hoàn thành chức năng công việc của mình, bao gồm cả các vi phạm như đi muộn. Một nhân viên có thể gặp vấn đề nếu anh ta cẩu thả trong việc làm việc với tài liệu.

Chịu trách nhiệm về việc tiết lộ thông tin bí mật thuộc loại "bí mật thương mại". Nhân viên bị cấm làm hư hỏng hàng tồn kho, đặc biệt là đồ đạc được cung cấp cho anh ta hoặc của công ty. Thư ký có trách nhiệm đối xử với nhân viên một cách lịch sự hoặc thô lỗ. Vì anh ta giao tiếp với tất cả các nhân viên khác gần như hàng ngày, nên thư ký không được xung đột và ngoại giao.

Trước hết, trợ lý thư ký có quyền yêu cầu các tài liệu khác nhau mà anh ta cần để làm việc từ các nhân viên khác nhau. Thư ký có thể phân phát các cuộc điện thoại đã nhận tùy theo mức độ quan trọng của chúng theo quyết định của mình. Quy trình đón tiếp khách tại quầy lễ tân cũng vậy. Anh ta cũng có thể yêu cầu nhân viên giải thích nếu có vi phạm kỷ luật. Trợ lý thư ký cũng có quyền truy cập vào các tài liệu được coi là "mật".

Chỉ có Giám đốc điều hành mới có thể sa thải hoặc thuê một nhân viên như vậy, chứ không phải người đứng đầu một bộ phận hoặc phòng ban, như trong các trường hợp khác. Điều tương tự cũng áp dụng cho việc áp dụng các hình thức khiển trách. Thư ký có thể đưa ra các đề xuất cho ban lãnh đạo để cải thiện việc quản lý tài liệu hoặc thực hành quản lý. Nó cũng có thể tối ưu hóa một số quy trình làm việc. Giống như bất kỳ người lao động nào khác, người lao động có quyền yêu cầu tạo điều kiện làm việc thoải mái và thậm chí có thể yêu cầu người lao động giải thích bằng lời nói vi phạm kỷ luật lao động.

Theo quy định, công việc của thư ký được đánh giá trên cơ sở sự siêng năng và hiệu quả của anh ta. Vì vậy, các kỹ năng khác chỉ là thứ yếu. Nhân viên phải có khả năng giao tiếp với mọi người, đàm phán, có một bài phát biểu tốt. Phải có khả năng giải quyết các vấn đề tổ chức khác nhau, sử dụng các chương trình văn phòng của Microsoft - Excel, Power Point, Word và các chương trình khác.

Không có yêu cầu nghiêm ngặt nào đối với trình độ học vấn, cũng như chuyên môn được nhận. Tuy nhiên, phải có giáo dục, dù là trung học chuyên ngành. Sinh viên tốt nghiệp luật được ưu tiên hơn do thực tế là hầu hết công việc của họ liên quan đến lưu trữ hồ sơ. Kinh nghiệm làm việc ít nhất 1 năm trở lên. Một giải pháp thay thế cho kinh nghiệm làm việc có thể là tham gia các khóa đào tạo thư ký.

Trong các công ty nước ngoài, một nhân viên tương lai có thể được yêu cầu biết một ngoại ngữ cụ thể. Người thư ký phải có khả năng diễn đạt chính xác suy nghĩ của mình, viết và soạn thảo văn bản mà không mắc lỗi ngữ pháp.

Nhu cầu về nghề này rất lớn. Theo quy định, các hoạt động như vậy phù hợp nhất với các chuyên gia trẻ mới tốt nghiệp từ các cơ sở giáo dục. Hoạt động này là một cơ hội tuyệt vời để tìm hiểu cấu trúc công việc của công ty. Người ta tin rằng ở vị trí này bạn có thể có được những kỹ năng tốt của một nhà quản lý giỏi trong tương lai. Vì trợ lý thư ký thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau, anh ta là một nhân viên quan trọng và cần thiết ngay cả đối với những công ty nhỏ nhất.