Sơ yếu lý lịch trợ lý điều hành: Nguyên tắc cấu trúc và biên soạn

Trợ lý của nhà quản lý là người là cánh tay phải của sếp, giải quyết mọi vấn đề của tổ chức, có thông tin cập nhật và thể hiện sự sẵn sàng giải quyết các vấn đề cấp bách. Đối với nhiều người, một vị trí như vậy là một bước đi đáng mơ ước trong sự nghiệp của họ. Một bản sơ yếu lý lịch được viết tốt sẽ giúp bạn đạt được điều đó.

Sơ yếu lý lịch của một trợ lý giám đốc là một tài liệu là một bức chân dung nghề nghiệp của một ứng viên. Nhà tuyển dụng đang đánh giá không phải bản thân bạn mà là văn bản mà bạn nên trình bày có lợi nhất. Đối với điều này, nó phải được cấu trúc.

Cấu trúc của một sơ yếu lý lịch tốt.

• Thông tin cá nhân. Khi bắt đầu câu chuyện kinh doanh về bản thân, bạn nên giới thiệu về bản thân. Họ và tên, năm sinh, thông tin liên lạc hiện tại. Cái sau nên có thể thay đổi: điện thoại di động, nhà riêng, email. Hãy chắc chắn để đính kèm một bức ảnh. Một bức ảnh nhỏ, chất lượng cao ở góc phải bên cạnh mục "Thông tin cá nhân" không phải là thuộc tính bắt buộc của sơ yếu lý lịch, nhưng nó là điều đáng mong đợi. Đặc biệt là đối với người tìm việc trợ lý tổng giám đốc, thư ký riêng.
• Giáo dục. Nếu bạn có ý định đưa vào một danh sách dài với các khóa học và hội thảo khác nhau trong đoạn này, nó sẽ là quá mức cần thiết. Chỉ liệt kê những điều chính: trường đại học và có thể là một trong những cuộc hội thảo quan trọng mà sau đó bạn đã nhận được chứng chỉ thích hợp.
• Kinh nghiệm làm việc. Nếu bạn đã thay đổi rất nhiều công việc, mọi thứ không có gì đáng nói - chỉ có 2-3 trạm làm nhiệm vụ chính hoặc cuối cùng. Cho biết tên công ty, năm làm việc, chức vụ.Nếu bạn chưa làm việc ở đâu trước đây, hãy đánh dấu vào đoạn này nơi bạn đã thực tập khi học tại trường đại học.
• Chất lượng chuyên nghiệp. Thư ký cá nhân là người nên làm được nhiều việc và quan trọng hơn là phải học hỏi được nhiều điều. Dù bạn liệt kê những kỹ năng chuyên môn nào, hãy chỉ ra thực tế rằng bạn đã sẵn sàng học hỏi và phát triển trong khuôn khổ vị trí của mình.
• Bản tính. Liệt kê ở đây những phẩm chất vốn có trong bạn có thể giúp phát triển nghề nghiệp: ví dụ: kiên trì, trách nhiệm, cẩn thận, ổn định cảm xúc, tò mò.
• Thành tựu... Bạn có thể thêm gì vào tài sản của mình? Có thể bạn không có kinh nghiệm làm việc, nhưng ở viện bạn là người đứng đầu và đã đối phó thành công với vai trò này. Hoặc, ví dụ, họ tổ chức một đám cưới chìa khóa trao tay cho bạn bè, điều này đã nói lên kỹ năng tổ chức tốt.
• Động lực. Không phải là một mục bắt buộc, nhưng nó có thể trở thành phần chính của sơ yếu lý lịch. Viết theo nghĩa đen hai câu lý do bạn muốn trở thành trợ lý hoặc thư ký của người quản lý. Nó có thể giống như sau: "Tôi nhận thấy sự phát triển chuyên nghiệp của bản thân ở vị trí này, tôi tương quan khả năng và điểm mạnh của mình với yêu cầu của ứng viên, tôi có thể viết ra trách nhiệm, mục đích và sự sẵn sàng phát triển như một tài sản."
• Thông tin thêm. Bạn đã kết hôn, bạn có biết ngoại ngữ, bạn có bằng lái xe, sở thích của bạn là gì.

Cách trình bày trực quan của tài liệu cũng rất quan trọng. Thông tin phải có cấu trúc, dễ đọc, sáng sủa, diễn đạt rõ ràng, đồng thời không được mang tính "thô bạo". Sử dụng nhiều màu sắc là một công cụ quá mức cần thiết cho một bản sơ yếu lý lịch. Đồng thời, không nhất thiết phải làm sơ yếu lý lịch của bạn với màu trắng đen: chọn thiết kế màu xanh đậm: tô đậm các tiêu đề đoạn văn bằng màu xanh đậm. Đảm bảo các điểm tương đối cân xứng.

Cố gắng làm cho tất cả văn bản vừa vặn trên một trang. Không để lại khoảng trống bên nào: đặt các mục đối diện nhau. Sử dụng danh sách.

Việc điền vào các phần một cách chính xác xác định bạn là người biết cách hoàn thành chính xác nhiệm vụ. Đây là bài kiểm tra đầu tiên của trợ lý tương lai. Một văn bản thanh mảnh, có ý nghĩa, nhất quán trong cùng một phong cách, đầy đủ thông tin và được trình bày tốt - đây là những đặc tính của sự tự trình bày cần thiết cho một trợ lý giám đốc.

Như đã lưu ý, đối với những người thích nghiên cứu và tích trữ "vỏ bánh", không nhất thiết phải đánh dấu tất cả. Nếu bạn tốt nghiệp đại học với bằng "Trợ lý thư ký" và sau đó là một trường đại học thuộc chuyên ngành, ví dụ: "Nhà tâm lý học", hãy nhớ nêu rõ cả trình độ học vấn trong đoạn này. Bạn cần viết tên trường đại học, khoa, chuyên ngành, năm học - tốt nhất là theo thứ tự này. Các khóa học, hội thảo, đào tạo, chỉ viết những nội dung mà bạn đã nhận được chứng chỉ hoặc chứng chỉ. Cho biết tổ chức giáo dục đã ban hành tài liệu cho bạn.

Ngoài danh sách các tổ chức nơi bạn đã làm việc, bạn nên chỉ ra những trách nhiệm công việc mà bạn đã thực hiện ở đó. Một ví dụ về danh sách các trách nhiệm công việc:

• duy trì tài liệu đến và đi;
• chuẩn bị các tài liệu để ký kết;
• điều phối lịch làm việc của nhân viên;
• tổ chức thông cáo báo chí, các cuộc họp, các sự kiện theo nghi thức;
• tư vấn khách hàng qua điện thoại (tư vấn ban đầu);
• duy trì mạng xã hội làm nền tảng để quảng cáo các dịch vụ của công ty.

Chỉ viết những gì bạn thực sự đã làm. Đừng phóng đại năng lực của bản thân. Bạn không nên viết chức năng mà bạn tình nguyện, nhưng điều đó không liên quan trực tiếp đến vị trí của bạn. Ví dụ, bạn có kỹ năng biên tập ảnh, biên tập đồ họa và thường xuyên phát triển danh thiếp và tài liệu quảng cáo cho một công ty.

Ở đây bạn mô tả các kỹ năng chuyên môn mà bạn tự tin. Danh sách có thể như sau:

• người dùng PC tự tin;
• sở hữu thiết bị văn phòng (chuyển nhượng);
• kinh nghiệm với dữ liệu bí mật;
• kiến thức về các nghi thức kinh doanh, thư từ trong kinh doanh;
• khả năng làm việc với một lượng lớn thông tin;
• khả năng làm việc trong môi trường đa nhiệm;
• bài phát biểu có thẩm quyền (bằng miệng và bằng văn bản);
• kiến thức về quản lý hồ sơ;
• kinh nghiệm thu thập tài liệu báo cáo;
• kỹ năng xử lý thư tín;
• kinh nghiệm tổ chức các cuộc gặp gỡ, đàm phán kinh doanh;
• kỹ năng sử dụng các phương pháp thu thập thông tin có liên quan và các phân tích tiếp theo của nó;
• kiến thức về những vấn đề cơ bản của tâm lý doanh nhân.

Không cần thiết chỉ viết một danh sách dài như vậy. Chỉ ra 5-6 kỹ năng chính, việc sở hữu chúng sẽ không phải là một điều gì quá đáng. Sử dụng các cụm từ "sống" để mô tả kỹ năng của bản thân: "khả năng làm được ...", "sở hữu cái này", "kiến thức về cái này".

Nhà tuyển dụng đặc biệt cẩn thận đọc điểm này. Thành tích bao gồm các dự án thành công mà bạn đã tự mình giám sát và tất nhiên là cả sự thăng tiến, chứng chỉ, lòng biết ơn. Có lẽ một số sáng kiến ​​do bạn đưa ra đã trở nên gắn bó với nơi làm việc.

Ngay cả khi đối với bạn, có vẻ như những thành tựu trong quá khứ không áp dụng cho một nơi làm việc mới, chúng có thể trở thành điểm đánh dấu bổ sung cho chân dung nghề nghiệp của bạn. Điều này đặc biệt đúng đối với các kỹ năng tổ chức, vốn có giá trị đối với trợ lý điều hành.

Viết nghĩa đen là 3-4 câu bổ sung độ sáng cho bức chân dung của bạn. Ví dụ, một ứng viên thích chạy bộ, hàng năm tham gia các cuộc thi chạy marathon. Điều này có thể cho thấy sự kiên định của bạn, phẩm chất ý chí mạnh mẽ, cam kết thực hiện một lối sống lành mạnh. Ở đây bạn cũng có thể chỉ định tình trạng hôn nhân của bạn, sự hiện diện của con cái, bằng lái xe.

Đây là một tài liệu kinh doanh phải đáp ứng các yêu cầu của thư tín kinh doanh.

Cấu trúc của tài liệu trông như thế nào.

• Lời chào hỏi. Một tài liệu giả mạo không gợi lên sự chấp nhận, một tài liệu được nhân cách hóa ở cấp độ tiềm thức gợi lên sự chấp thuận. Nên tránh những lời kêu gọi không chính thức. Viết “Chào buổi chiều!”, “Xin chào!”, Tất cả các cuộc gọi khác đều không thành công.
• Phần chính. Cho biết bạn đã học về công việc từ nguồn nào. Đề cập đến vị trí mà bạn đang tự đề cử. Giải thích lý do tại sao vị trí này lại hấp dẫn bạn với tư cách là một chuyên gia. Trong một hoặc hai câu, hãy mô tả kinh nghiệm của bạn quan trọng đối với công việc này.
• Cụm từ cuối cùng... Cảm ơn người đang đọc bức thư vì sự quan tâm dành cho bạn, ghi nhận sự sẵn lòng gặp gỡ để sắp xếp một cuộc phỏng vấn.
• Chia ra... Ghi "Trân trọng, họ tên" là đủ.
• Chi tiết liên hệ. Và mặc dù thông tin này nằm trong nội dung của sơ yếu lý lịch, nhưng sẽ không lạc lõng khi đề cập đến nó ở đây.

Mỗi đoạn văn bắt đầu bằng một đoạn văn mới và không được vượt quá 3 câu. Thư xin việc là một tài liệu luận văn ngắn gọn. Điểm mạnh của nó sẽ là tính độc đáo và phù hợp.

Mẫu sơ yếu lý lịch giám đốc điều hành mẫu sẽ giúp bạn viết nên trang giấy trắng của riêng mình.

Chernova Yulia Igorevna

Vị trí còn trống: trợ lý giám đốc

Dữ liệu cá nhân: nơi ở -…, ngày tháng năm sinh, tình trạng hôn nhân. Bạn cũng có thể cho biết thông tin liên hệ của bạn ở đây.

Giáo dục: Đại học sư phạm Viễn Đông. Khoa - Ngoại ngữ. Chuyên ngành "Giáo viên tiếng Anh". 2008-2013 Các khóa học: Trường Kinh tế và Dịch vụ Đại học, Moscow. Tiêu đề khóa học "Thư ký - Thư ký", năm 2017

Kinh nghiệm làm việc: từ 2017 đến 2019 từng làm thư ký công ty "Nhà thông minh", Mátxcơva. Trước đó, từ năm 2013 đến năm 2017, bà là Bí thư chi bộ giáo dục của trường Cao đẳng Sư phạm Matxcova.

Trách nhiệm:

• hoạch định và điều phối lịch trình làm việc của người quản lý;
• tổ chức gặp gỡ, phỏng vấn, đàm phán;
• kiểm soát các tài liệu đến và đi;
• hỗ trợ kỹ thuật cho người đứng đầu;
• chuyển văn bản kịp thời cho thủ trưởng;
• thư từ kinh doanh;
• làm việc với nhân viên hỗ trợ;
• duy trì các danh mục điện tử của tài liệu nội bộ công ty.

Các kỹ năng chính:

• trình độ văn hóa cao (bao gồm cả tin học);
• kiến thức tiếng Anh tốt, tiếng Đức - trên trung bình;
• kiến thức về các nghi thức kinh doanh.

Thành tựu: không quá 3 (giấy chứng nhận, tri ân, hạng mục được giao, giám sát các dự án phức tạp).

Bản tính: không quá 5. Ví dụ: tổ chức, tự tin, nhân từ, tháo vát.

Thông tin thêm: Kinh nghiệm lái xe (loại B) - 6 năm.